Hoje, a digitalização afetou quase todos os aspectos do mundo dos negócios e a gestão de contratos também tem a sua parte nesta transformação. A tecnologia de assinatura eletrônica faz uma grande diferença no mundo dos negócios, oferecendo muitas vantagens em relação aos processos tradicionais de assinatura.
Os benefícios que proporciona, especialmente em áreas como rapidez, eficiência e segurança, aumentam a competitividade das empresas.
Por isso, vamos examinar juntos como os processos contratuais são acelerados com a assinatura eletrônica e quais vantagens a transformação digital traz.
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é uma ferramenta tecnológica que verifica a identidade de uma pessoa em ambiente digital e garante a validade jurídica de um documento. No âmbito da lei, a assinatura eletrônica possui a mesma validade jurídica da assinatura manuscrita. Com a assinatura eletrônica, os documentos podem ser assinados, compartilhados e armazenados on-line e tornar-se juridicamente vinculativos.
Como a assinatura eletrônica acelera os processos contratuais?
A assinatura eletrônica simplifica os processos mais demorados no gerenciamento de contratos. Com os métodos tradicionais, leva dias ou até semanas para preparar, imprimir, assinar e enviar um contrato à outra parte pelo correio. Porém, graças à assinatura eletrônica, é possível assinar contratos instantaneamente e concluir as transações em minutos. A velocidade deste processo permite que as empresas tomem decisões mais rápidas e iniciem projetos rapidamente.
Vantagens da transformação digital com assinaturas eletrônicas
1. Economia de tempo e custos
Despesas como papel, tinta, custos de impressora e taxas postais são amplamente eliminadas com a assinatura eletrônica. Além disso, como não há necessidade de transportar fisicamente os documentos, evita-se a perda de tempo. Isto proporciona uma grande vantagem, especialmente para empresas com tráfego intenso de contratos.
2. Segurança e precisão
A assinatura eletrônica garante a integridade e segurança dos documentos digitais. Um documento assinado é protegido por métodos criptográficos. Além disso, se forem feitas alterações no documento, a assinatura eletrônica perde a validade. Assim, o risco de falsificação e manipulação de documentos é minimizado. Além disso, uma vez verificada a identidade de quem assina, elimina-se a possibilidade de assinatura falsificada.
3. Acessibilidade e flexibilidade
Graças à assinatura eletrônica, você pode assinar seus documentos de qualquer lugar do mundo. Você não precisa estar fisicamente presente em um escritório ou esperar um determinado horário. Essa flexibilidade proporciona grande comodidade em condições de trabalho remoto e colaborações internacionais.
4. Fluxos de trabalho mais rápidos
A assinatura eletrônica também ajuda a acelerar os fluxos de trabalho. Quando os documentos necessitam de aprovação de diferentes unidades, estes processos são automatizados e acelerados graças à assinatura eletrónica. Isso aumenta a eficiência operacional geral e garante a conclusão mais rápida dos processos de negócios.
Assinaturas eletrônicas integradas ao sistema dcontratos – um Único Lugar para fazer tudo
A integração das assinaturas eletrônicas ao sistema de gestão de contratos representa um avanço significativo nesse processo, permitindo que todas as etapas da assinatura sejam realizadas dentro da mesma plataforma. Isso elimina a necessidade de alternar entre sistemas, garantindo praticidade e redução de riscos.
Um registro digital completo de aprovações
Com a utilização de integrações de assinatura eletrônica pré-construídas, todo o processo de assinatura de um contrato pode ser realizado diretamente no sistema que oferece um registro digital completo de todas as aprovações, permitindo que o status de cada assinatura seja monitorado em tempo real.
Isso significa que é possível saber exatamente quem recebeu a notificação para assinar, quem acessou o documento e quem já realizou a assinatura. Ademais, todas essas informações são registradas com carimbo de data e hora, garantindo conformidade e preparação para auditorias. O sistema também automatiza o fluxo de assinatura, encaminhando o documento automaticamente para o próximo signatário na ordem definida.
Controle de versão simplificado
A gestão de contratos demanda um controle rigoroso das versões assinadas. A integração das assinaturas eletrônicas resolve um dos principais desafios enfrentados pelos usuários de serviços de assinatura eletrônica: o esquecimento de carregar o documento assinado ao repositório de contratos.
Com essa funcionalidade, assim que a última assinatura é realizada, o contrato assinado é automaticamente armazenado e vinculado ao seu respectivo registro no sistema. Isso garante que todas as versões estejam atualizadas e acessíveis, eliminando a necessidade de uploads manuais e reduzindo erros humanos.
Conclusão
A integração das assinaturas eletrônicas ao sistema de gestão de contratos proporciona um ambiente seguro, ágil e centralizado para toda a gestão contratual. Com essa tecnologia, as empresas podem otimizar processos, minimizar riscos e garantir um fluxo de trabalho mais eficiente e transparente. Ao manter todas as etapas da assinatura dentro de um único sistema, a organização ganha em produtividade e conformidade, assegurando que cada contrato seja gerenciado com o máximo de segurança e precisão.
Em suma, a assinatura eletrônica é um dos elementos mais importantes da transformação digital. Ao mesmo tempo, não só aumenta a eficiência no mundo empresarial, mas também leva a segurança para o próximo nível. Acelerar os processos contratuais ajuda as empresas a se tornarem mais flexíveis e competitivas.
Assim, reduz custos e incentiva uma abordagem ecologicamente correta. Especialmente no mundo empresarial globalizado, a assinatura eletrónica, que oferece soluções rápidas e seguras, desempenha um papel importante nos processos de digitalização das empresas.
Se você deseja levar seu negócio para o futuro e obter uma vantagem competitiva, a integração da tecnologia de assinatura eletrônica tornou-se agora uma necessidade e não uma opção. Agende uma demonstração com a Adoc e saiba mais.
