Ao negociar contratos, acompanhar cada versão e todas as edições associadas a cada versão pode ser desafiador. A boa notícia é que, com os recursos do software de gestãõ de contratos, comparar várias versões de um documento e até mesmo visualizar o histórico completo de todas as alterações em um contrato é tão fácil quanto clicar em um botão.
O software de gestão de contratos tem funcionalidades que permitem acompanhar históricos de edição, com rastreabilidade de alterações e atividades como:
- Comparar versões anteriores de um mesmo contrato;
- Visualizar o que foi alterado, por quem e quando;
- Restaurar versões anteriores, se necessário.
Essa capacidade simplifica fluxos contratuais complexos, principalmente em ambientes corporativos, jurídicos ou administrativos, nos quais múltiplas rodadas de revisão são comuns.
Por que o controle de versões é importante?
O controle de versões é uma funcionalidade de extremo valor para qualquer profissional que lide com contratos, projetos institucionais ou gestão documental. O controle de versões é mais do que uma comodidade tecnológica, ou seja, é uma garantia de segurança, responsabilidade e governança da informação, como veremos a seguir.
Rastreabilidade e auditoria jurídica
Todo documento — e especialmente um contrato — pode ser questionado juridicamente. Em contextos de fiscalização, auditoria ou litígio, o controle de versões comprova a a integridade documental, tornando a organização vulnerável a nulidades contratuais ou suspeitas de fraude, visto que pode mostrar:
- Quem editou o quê e quando;
- Quais foram as versões anteriores;
- Se houve consentimento mútuo nas alterações;
- Quais versões foram assinadas e aprovadas formalmente.
Evita retrabalho e confusão com múltiplos arquivos
Em fluxos sem versionamento centralizado, os envolvidos frequentemente trocam diversas cópias do mesmo contrato por e-mail. O controle de versões centraliza o documento e permite uma única linha evolutiva, com as edições devidamente registradas, o que evita:
- Versões concorrentes;
- Equívocos na assinatura de versão incorreta;
- Dificuldade em conciliar comentários paralelos.
Protege a integridade da informação
O versionamento atua como uma espécie de backup jurídico com controle de integridade — similar ao blockchain em sua lógica de encadeamento de versões, assim não haverá documentos alterados sem registro, o que compromete a confiabilidade, perdidos em casos de edição equivocada ou deletada e manipulados fora do fluxo oficial.
Garante que a versão assinada seja a correta
Por fim, o versionamento garante que a versão final validada e assinada seja exatamente aquela aprovada por todas as partes, o que evita assinatura de documentos incompletos ou desatualizados e controvérsias sobre cláusulas divergentes entre partes.
Como funciona o controle de versões no software de gestão de contratos
Digamos que você esteja negociando um contrato com um novo cliente. Você envia o contrato para revisão e ele lhe envia uma nova versão. Ele fez várias edições no contrato, mas não registrou as alterações. Antes de enviar o contrato para assinatura, você precisa verificar o que foi alterado e se é aceitável.
Para fazer isso no software de gerenciamento de contratos, basta verificar o documento novamente no registro de documentos. A partir daí, você pode selecionar as duas versões do documento que deseja comparar e verificar as duas versões lado a lado com todas as edições feitas, isso é possível graças ao armazenamento automático de versões.
Cada vez que um documento é editado e salvo, o sistema cria automaticamente uma nova versão. Essas versões são salvas em um número sequencial, data e hora da modificação, o autor da alteração e, em alguns casos, a descrição da modificação, quando informada pelo usuário.
Desta forma, os usuários tem acesso a recursos visuais que permitem:
- Comparar versões diferentes do mesmo documento, destacando o que foi adicionado, removido ou alterado;
- Utilizar filtros por usuário ou data para localizar rapidamente alterações críticas;
- Visualizar essas diferenças de forma intuitiva e auditável.
Assim, cada contrato fica vinculado a um histórico cronológico, no qual se pode:
- Acessar todas as versões anteriores;
- Saber quem fez cada alteração e com qual objetivo;
- Exportar ou restaurar qualquer versão passada, caso necessário.
O versionamento também está atrelado ao controle de acesso, visto que usuários com perfil de revisão podem apenas comentar, mas não alterar, apenas usuários autorizados conseguem criar novas versões ou aprovar modificações para evitar alterações não rastreáveis ou que ocorram fora de fluxos aprovados.
Considerações finais sobre o controle de versões na gestão de contratos
Gerenciar o controle de versões de um contrato durante a fase de negociação pode ser um processo complexo e arriscado se você não utilizar as ferramentas de CLM digitais corretas. Garantir que você consiga identificar e revisar adequadamente todas as redlines e outras edições feitas em um contrato antes de sua execução é um componente importante de qualquer estratégia de CLM bem-sucedida.
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