A gestão de contratos é uma tarefa complexa em uma empresa. O software de gerenciamento de contratos pode ajudar a gerenciar contratos de forma segura e estruturada. Saiba mais!
O que é um software de gerenciamento de contratos?
O software de gerenciamento de contratos é um software que pode ser usado para gerenciar contratos digitalmente .
O software de gerenciamento de contratos oferece suporte às empresas em todas as tarefas relacionadas a contratos.
- Começando com a criação e processamento de contratos
- sobre seu lançamento e gestão
- até arquivamento legalmente compatível
Um sistema de gerenciamento de contratos, portanto, mapeia digitalmente o ciclo de vida do contrato. Com os chamados fluxos de trabalho , você pode mapear e acelerar digitalmente processos relacionados ao gerenciamento de contratos.
Quais são os recursos mais importantes do software de gerenciamento de contratos?
Um sistema de gerenciamento de contratos oferece várias funções para criar, aprovar e armazenar contratos.
- Com a ajuda de modelos de contrato, você pode criar novos contratos de forma fácil e consistente.
- O software permite adicionar os chamados metadados aos contratos. Estes poderiam ser, por exemplo, o funcionário responsável ou certos termos e períodos de aviso prévio.
- O gerenciamento de prazos ajuda você a acompanhar as datas de término do contrato. Isto é simplificado por notificações automáticas ( reenvio ) em tempo hábil antes do prazo expirar. O funcionário responsável não responde ao aviso de prazo? Um fluxo de trabalho de escalonamento entra em vigor e um grupo predefinido de pessoas é informado.
- Você pode anexar documentos adicionais (por exemplo, correspondência contratual) ao contrato. Todos os documentos associados são armazenados no arquivo de contrato digital.
- O software de gerenciamento de contratos mapeia digitalmente os processos de aprovação . Os usuários os definem na forma de fluxos de trabalho individuais e baseados em regras.
- Muitos sistemas de gerenciamento de contratos também oferecem a opção de assinaturas digitais .
- No software, você pode atribuir autorizações de acesso centralmente e, assim, proteger contratos confidenciais de acesso não autorizado.
- O software registra as alterações feitas e cria automaticamente novas versões do documento. Isso cria um histórico de mudanças. Todas as alterações permanecem rastreáveis por meio do controle de versão .
Quais são os benefícios dos sistemas de gerenciamento de contratos?
Soluções modernas ajudam a gerenciar contratos de forma transparente e centralizada. Processos automatizados aliviam os funcionários de suas tarefas.
As vantagens mais importantes incluem ordem e transparência, visão geral e controle, bem como segurança e conformidade (regulamentações legais). Mas o que isso significa em termos concretos?
- O software fornece a todos os usuários autorizados acesso fácil e centralizado de qualquer lugar.
- Com modelos de contrato você garante a uniformidade dos seus contratos recém-criados.
- Os documentos do contrato podem ser encontrados rapidamente graças à pesquisa de texto completo . O conteúdo do contrato e os metadados são totalmente pesquisáveis.
- O nível de informação de todos os participantes é sempre atualizado e consistente.
- Os direitos de acesso garantem que todos possam ver apenas o que lhes é permitido ver.
- Os termos do contrato e os períodos de aviso são transparentes e fáceis de entender.
- Lembretes enviados automaticamente garantem que nenhum prazo seja perdido.
- Processos padronizados (de aprovação) garantem maior rapidez na produção e minimizam fontes de erro.
- Os contratos são arquivados de forma à prova de auditoria . O software facilita o cumprimento das normas legais e, portanto, oferece segurança jurídica.
- O registro e o histórico de alterações ajudam a manter as políticas de conformidade.
- Os dados do contrato armazenados no software fornecem a base para avaliações rápidas com o apertar de um botão. Dessa forma você apoia o controle de vendas.
Conclusão
As empresas que ainda gerenciam seus contratos “manualmente” devem estar cientes dos altos custos e tempo envolvidos. Pior ainda, contratos perdidos ou prazos perdidos podem ter um impacto negativo no sucesso da empresa.
A gestão de contratos digitais garante que isso nem seja necessário. O software de gerenciamento de contratos oferece suporte ao gerenciamento eficiente de contratos e oferece monitoramento automatizado de prazos e tempo. Ela garante que as informações possam ser encontradas rapidamente e garante o arquivamento em conformidade com a lei.
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