Antes de escolher uma solução de gerenciamento de contratos, aqui estão sete coisas a considerar, independentemente do seu setor.
O que é software de gerenciamento de contratos?
O software de gerenciamento de contratos, também chamado de solução Lifecycle Management Software, é uma ferramenta digital que facilita todas as etapas da vida de um contrato:
- Criação de contratos pelas equipes operacionais ou pelo departamento jurídico;
- Negociação entre as partes envolvidas;
- Validação pelo departamento jurídico ou pela gerência;
- A assinatura do contrato por todas as partes envolvidas;
- Acompanhamento do contrato até o seu término;
- Arquivamento de documentos contratuais (contratos, aditivos, etc.) por advogados.
A implementação desta ferramenta ajuda, portanto, a garantir a conformidade regulatória, minimizar riscos e otimizar os processos operacionais dentro da empresa.
Os principais benefícios do software de gerenciamento de contratos incluem:
- Permitir automatizar tarefas repetitivas;
- Notificar datas de vencimento ou renovação;
- Facilitar a localização de informações em contratos;
Checklist de 7 pontos a verificar na hora de escolher uma solução de gestão de contratos
Para fazer uma escolha informada quando se trata de software de gestão de contratos, vários critérios devem ser levados em consideração.
Aqui estão 7 perguntas que você deve fazer a si mesmo antes de escolher o seu sistema de contratos.
1- Os modelos de contrato são editáveis?
O objetivo final de qualquer software de gerenciamento de contratos é ter uma biblioteca de modelos de contratos (por exemplo, contratos de trabalho, NDAs, contratos de RH, etc.).
Ademais, esses modelos devem cumprir os seguintes requisitos:
- Sempre atualizado;
- Flexível graças a cláusulas personalizadas definidas por advogados (por exemplo, escolher uma cláusula específica se o contrato de parceria exceder um determinado valor);
- Disponível para equipes operacionais (e fácil de encontrar!);
- Com contratos que podem ser preenchidos facilmente por qualquer pessoa usando um formulário (por exemplo, a equipe de vendas ou a parceria).
Os modelos permitem que você:
- Facilitar a seleção e integração de cláusulas relevantes pelas equipes operacionais;
- Capacitar equipes operacionais na elaboração de contratos;
- Garanta melhor proteção jurídica para o seu negócio.
2- A negociação de contratos fica mais fácil?
Um e-mail aqui, dez e-mails ali, e rapidamente esquecemos uma modificação feita pelo nosso parceiro ou cliente durante uma negociação contratual. Isso geralmente acontece quando os contratos são negociados por meio de trocas de e-mail.
Por isso, ao escolher um software de gestão de contratos, deve-se optar por uma solução que permita centralizar as discussões e acompanhar as alterações online e em tempo real. Essa funcionalidade evitará muitas decepções, como erros e mal-entendidos. Além disso, todo o processo de negociação será acelerado e sua segurança reforçada.
A negociação diretamente na ferramenta e a atualização automática também são particularmente benéficas para contratos complexos . Como esses contratos exigem múltiplas trocas, a negociação entre as diferentes partes, sejam elas internas ou externas, será simplificada.
3- Os contratos e suas versões são salvos automaticamente?
Escolher uma boa ferramenta significa escolher uma que lhe poupará operações tediosas e demoradas e ofereça funcionalidades como:
- Digitalize e armazene seus contratos, usando uma biblioteca de contratos ou uma ferramenta de gerenciamento de ciclo de vida de contratos (CLM), em uma única plataforma ;
- Encontre rapidamente os contratos que você precisa, graças aos recursos de classificação e pesquisa por palavra-chave.
4- É possível configurar fluxos de trabalho de validação?
Uma ferramenta de gerenciamento de contratos com fluxos de trabalho de validação pode evitar que você tenha que gerenciar situações complexas posteriormente. A equipe jurídica pode configurar as etapas de validação necessárias (se necessário). Neste âmbito, será possível esclarecer seus procedimentos internos, desde a criação de novos tipos de contratos.
Sistemas de alerta e notificação para indivíduos também são úteis para garantir que novos contratos sejam validados em tempo hábil.
5- A assinatura é eletrônica e segura?
Muitos contratos, após longas trocas de e-mail, acabam nunca sendo assinados ou são perdidos. A colaboração então começa sem qualquer segurança jurídica.
Verifique se a ferramenta oferece um processo de assinatura eletrônica integrado e seguro, permitindo reduzir significativamente esse risco. O ideal é que os contratos sejam registrados automaticamente após serem assinados. Também é útil ter uma ferramenta que envie lembretes caso um dos signatários esteja atrasado na assinatura.
6- O monitoramento dos contratos e seus prazos é automatizado?
A entrada manual de dados em planilhas consome tempo e é propensa a erros. Às vezes, sua atualização é negligenciada para questões mais urgentes.
Portanto, escolha uma ferramenta que:
- Automatiza o monitoramento de todos os seus contratos;
- Oferece uma visão geral em tempo real de informações essenciais por meio de um painel (por exemplo, data de renovação do contrato, valor, data de renovação automática, etc.);
- Informa você sobre quaisquer eventos importantes por meio de alertas e notificações ;
- Fornece KPIs (indicadores-chave de desempenho) para avaliar riscos e áreas de melhoria na atividade da sua empresa. Por exemplo, usando dados de contrato, você pode saber o tempo médio de negociação de um contrato de parceria.
7- O software de gestão de contratos é fácil de implementar?
Descubra se o software está instalado no seu computador (software interno) ou se é gerenciado por meio de uma nuvem remota (software SaaS).
Uma solução SaaS (Software como Serviço) geralmente é mais vantajosa porque sua implantação é simples e rápida. Além disso, é o fornecedor (não o seu departamento de TI) o responsável pelas atualizações regulares, manutenção técnica e suporte ao cliente.
Considere também o retorno sobre o investimento (ROI) que o software pode proporcionar em termos de eficiência e redução de riscos. Para fazer isso, primeiro determine suas necessidades em termos de gerenciamento de contratos. Depois, verifique cuidadosamente se as funcionalidades do software atendem às suas necessidades e, possivelmente, se a Legaltech escolhida será capaz de desenvolvê-las.
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