Como podemos decidir se precisamos de um programa de gestão de contratos? Ou o que podemos esperar de um programa de gestão de contratos?
Abaixo, listamos as funcionalidades que se pode esperar de um sistema de gestão de contratos.
Você pode analisar esses conceitos comparando-os com os processos atuais da sua organização e avaliar quanto eles podem contribuir para a eficiência do seu trabalho.
1. Criação do esboço do contrato
Criar um esboço para a preparação de um contrato é uma das etapas mais críticas e de grande importância no processo. Se o escopo for muito restrito desde o início, adicionar novas condições posteriormente pode dificultar o acordo.
Por outro lado, se o escopo for deliberadamente muito amplo desde o início, pensando em retirar o que não for necessário depois, a outra parte pode reagir negativamente e as condições que você não precisa podem colocar o acordo em risco.
O sucesso na colaboração será maior se você elaborar um contrato que inclua cláusulas relevantes para o trabalho e que exclua aquelas que possam gerar desconfiança desnecessária na outra parte.
De um software de gestão de contratos, espera-se a capacidade de criar rapidamente um esboço de contrato adaptado ao tipo de trabalho ou serviço, ao setor, às características da outra parte contratante e às expectativas, ao mesmo tempo que protege os interesses da sua empresa.
Em vez de copiar e editar um contrato existente, poder criar o esboço escolhendo cláusulas categorizadas com diferentes etiquetas poupa tempo e evita erros.
2. Gestão de contratos
Aqui, o objetivo não é selecionar cláusulas de um banco de dados para depois torná-las imutáveis. Porque cada contrato é único. Não se trata apenas de adicionar cláusulas, mas também de ajustar a redação existente, suavizando ou tornando-a mais precisa conforme necessário.
Assim, um sistema de gestão de contratos deve ser capaz de criar rapidamente a estrutura básica do contrato e permitir edições livres no texto subsequente. Todas as alterações feitas devem ser rastreáveis.
Leia também: Gestão de Contratos – o que é, etapas e benefícios
3. Auditoria jurídica
Depois que o texto é criado e revisado, obter parecer jurídico é importante. O sistema deve fornecer isso sem perda de tempo. Atualmente, isso é geralmente feito compartilhando todas as revisões do documento Word via e-mail.
4. Inclusão das partes no processo
Dependendo do tipo de contrato, as partes contratantes também podem ser incluídas no processo. Em vez de compartilhar o documento Word por e-mail, devem ser preferidos sistemas que permitam que as partes revisem o texto com segurança e até contribuam para ele.
Dessa forma, o histórico de alterações pode ser acompanhado mais facilmente por todas as partes, e o texto final pode ser alcançado mais rapidamente.
5. Finalização do conteúdo do contrato
Quando o processo de negociação é concluído, o conteúdo do contrato é finalizado com a aprovação das partes. Aqui, é importante garantir à parte contratante que o texto aprovado não foi alterado posteriormente. Caso contrário, cada revisão exigirá uma leitura cuidadosa de todo o contrato, resultando em perda de tempo.
6. Assinatura do contrato
Depois que o texto do contrato é finalizado, ele pode ser assinado fisicamente, mas isso exige que todas as partes leiam cuidadosamente o documento impresso e aguardem dias para o envio por correio.
O software de gestão de contratos deve permitir que o texto acordado seja submetido à assinatura sem alterações e possibilitar a assinatura eletrônica.
O sistema deve constantemente transmitir confiança às partes nesse aspecto e fornecer evidências. Após a assinatura, as partes devem poder baixar suas próprias cópias.
7. Armazenamento do contrato
Após a assinatura, é importante que os contratos sejam classificados e armazenados digitalmente e que possam ser localizados rapidamente quando necessário. Um bom software de gestão de contratos deve oferecer ferramentas confiáveis e rápidas para isso.
8. Monitoramento dos prazos contratuais
Para os contratos assinados e em vigor, o monitoramento dos prazos começa. O sistema deve realizar o acompanhamento de acordo com as definições nas cláusulas contratuais e fornecer alertas automáticos antecipados.
9. Gestão de contratos anteriores
Você começou a usar um programa de gestão de contratos e registrou novos contratos digitalmente. Mas e os contratos antigos?
Um bom programa de gestão de contratos também deve considerar seus contratos antigos.
A digitalização, classificação e integração desses contratos ao sistema são importantes. Quando uma pesquisa é realizada, um sistema integrado é mais eficaz do que uma abordagem que exige alternar entre o programa novo e arquivos antigos.
10. Pesquisa e geração de relatórios
Além de oferecer busca por texto completo em todos os contratos, o programa deve permitir buscas por campos definidos.
Por exemplo:
- Contratos com valor abaixo de R$300 mil nos últimos dois anos
- Contratos de confidencialidade que não contenham cláusulas de indenização
- Todos os contratos assinados por XXXX.
Considerações finais
A gestão eficiente de contratos é uma solução para qualquer organização que deseja minimizar riscos, otimizar processos e garantir segurança jurídica em suas operações. Um programa de gestão de contratos robusto, como o descrito acima, não apenas simplifica tarefas administrativas, mas também fortalece a colaboração entre as partes, reduz erros e promove maior agilidade e transparência. A adoção de uma solução tecnológica moderna pode transformar a maneira como sua empresa lida com contratos, trazendo benefícios significativos tanto no curto quanto no longo prazo.
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