A gestão de contratos é uma atividade estratégica que demanda atenção em cada etapa, desde a criação até o monitoramento contínuo. No entanto, muitos negócios enfrentam desafios significativos ao gerenciar contratos em sistemas tradicionais, especialmente quando processos manuais ainda predominam. Tais problemas não apenas aumentam os riscos e os custos, mas também podem impactar diretamente a eficiência e a lucratividade das operações.
Neste conteúdo, vamos explorar os seis principais desafios enfrentados pelas empresas na gestão de contratos e apresentar como as soluções de CLM (Contract Lifecycle Management) podem transformar esse processo, trazendo automação, organização e maior controle.
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1. Gerenciar a solicitação e criação do contrato
O processo inicial de solicitação e criação de contratos pode ser demorado e propenso a erros, especialmente quando realizado manualmente. A necessidade de ligações telefônicas, trocas de e-mails e preenchimento manual de dados consome tempo valioso e reduz a produtividade. Além disso, a falta de padronização nos modelos contratuais pode levar a inconsistências que impactam o resultado final.
Como o CLM resolve
Uma solução CLM permite automatizar e organizar o processo de solicitação e criação de contratos. Por meio de formulários digitais, é possível coletar todas as informações necessárias de forma padronizada, eliminando a necessidade de comunicação por e-mails ou telefonemas. O sistema também oferece modelos personalizados, adaptados automaticamente às informações fornecidas, garantindo maior eficiência e consistência. Dessa forma, as equipes jurídicas podem se concentrar em tarefas mais estratégicas, enquanto o processo de criação de contratos é agilizado.
2. Perda e extravio de contratos
Empresas que ainda dependem de processos manuais ou papéis enfrentam frequentemente o risco de perda e extravio de contratos. A circulação de cópias físicas ou versões digitais salvas em diferentes dispositivos aumenta a probabilidade de informações críticas se perderem no fluxo. Essa desorganização impacta não apenas o cumprimento de obrigações contratuais, mas também a capacidade de acessar documentos rapidamente em auditorias ou negociações.
Como o CLM resolve
Com um software de gestão de contratos, todos os documentos podem ser armazenados de forma centralizada e organizada em um repositório digital seguro. A tecnologia permite localizar instantaneamente qualquer contrato por meio de buscas avançadas, eliminando o risco de extravios. Além disso, o sistema mantém uma trilha de auditoria completa, oferecendo confiança e transparência ao gerenciamento dos documentos.
3. Versões inconsistentes de contratos
A ausência de controle eficaz sobre as versões de contratos é um dos problemas mais comuns em sistemas manuais. Saber qual documento é a versão mais recente ou identificar quem realizou alterações pode ser um grande desafio, especialmente em negociações que envolvem múltiplas partes e revisões frequentes. Contratos inconsistentes podem levar a falhas operacionais, disputas legais e até prejuízos financeiros.
Como o CLM resolve
Ao armazenar contratos na nuvem, é possível centralizar todo o histórico de versões em um único local, garantindo que apenas a versão mais recente seja acessada. Ferramentas de controle de versão não apenas identificam a última modificação, mas também mostram quem realizou alterações e quando elas ocorreram. Essa rastreabilidade reduz erros e aumenta a transparência durante o ciclo de vida do contrato.
4. Visibilidade limitada de obrigações contratuais
Quando contratos são armazenados em locais descentralizados, o monitoramento de obrigações fica restrito a indivíduos específicos, o que resulta em supervisão limitada. A falta de uma visão global sobre os contratos aumenta a probabilidade de atrasos, falhas no cumprimento de cláusulas e perda de oportunidades comerciais. Esse problema é ainda mais agravado em empresas que lidam com um grande volume de contratos simultaneamente.
Como o CLM resolve
Uma solução de gestão de contratos centraliza todos os documentos em um único repositório, proporcionando maior visibilidade sobre o status de cada contrato. Recursos como painéis interativos permitem monitorar o progresso das obrigações em tempo real, exibindo informações como “pendente de aprovação”, “em revisão” ou “concluído”. Isso facilita a supervisão e a tomada de decisões, reduzindo falhas operacionais.
5. Altos custos operacionais
Empresas que ainda utilizam contratos em papel enfrentam despesas significativas com armazenamento, impressão e envio de documentos físicos. Além dos custos diretos, o tempo gasto na gestão manual desses processos representa um impacto financeiro indireto, reduzindo a eficiência das operações.
Como o CLM resolve
Ao digitalizar o processo de gestão de contratos, é possível eliminar os custos associados ao uso de papel e ao armazenamento físico. Contratos são organizados como arquivos digitais em um repositório central, acessível a qualquer momento e de qualquer lugar. Essa transformação não apenas reduz despesas, mas também melhora a sustentabilidade da empresa, contribuindo para práticas mais ecológicas.
6. Dificuldade em lidar com marcos e prazos contratuais
O monitoramento de prazos e marcos críticos em contratos pode ser complexo, especialmente quando realizado manualmente. A falta de um controle automatizado sobre renovações, vencimentos e obrigações financeiras pode resultar em multas, penalidades ou até mesmo a perda de oportunidades comerciais importantes.
Como o CLM resolve
Soluções de gestão de contratos oferecem recursos de monitoramento inteligente, que permitem configurar lembretes automáticos para marcos e prazos críticos. Esses alertas garantem que nenhuma obrigação contratual seja esquecida, reduzindo o risco de penalidades e maximizando a eficiência operacional.
A Ttransformação da gestão de contratos com CLM
A gestão manual de contratos apresenta uma série de desafios que impactam diretamente a eficiência e a competitividade das empresas. Soluções de CLM não apenas resolvem esses problemas, mas também criam oportunidades para melhorar processos e reduzir riscos. Com recursos que centralizam informações, automatizam fluxos de trabalho e garantem maior visibilidade, os softwares de gestão de contratos ajudam as empresas a modernizar suas operações e alcançar melhores resultados.
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