A revisão de contratos é uma das principais etapas na gestão de negócios, mas frequentemente é vista como um obstáculo pela quantidade de tempo e recursos que exige. Contudo, com processos otimizados e ferramentas adequadas, é possível transformar essa prática em um diferencial estratégico.
Neste artigo, analisamos como a automação e uma abordagem estruturada podem reduzir riscos legais, acelerar ciclos de aprovação.
Por que a revisão de contratos é tão demorada?
Revisar contratos protege as organizações de riscos legais e garante que todas as cláusulas sejam claras, justas e alinhadas às suas necessidades. No entanto, o processo é notoriamente demorado. Estudos mostram que, em média, uma empresa leva oito semanas ou mais para finalizar e executar um contrato, sendo grande parte desse tempo dedicado à revisão.
A revisão envolve múltiplas etapas, como verificar obrigações, prazos, conformidade regulatória e termos específicos. Essa prática, frequentemente, exige o envolvimento de diversas equipes e departamentos, o que pode levar a gargalos, especialmente quando as ferramentas utilizadas são ineficazes ou ultrapassadas, como e-mails e planilhas.
Outro desafio é a alta frequência de erros humanos e ambiguidades jurídicas, que podem gerar retrabalhos ou até mesmo litígios. Segundo a Forbes, 60% dos contratos com fornecedores são renovados inadvertidamente porque as empresas não monitoram adequadamente os prazos de rescisão, resultando em perdas financeiras significativas.
Principais riscos na revisão de contratos
Gerenciar contratos exige atenção constante para minimizar riscos que podem comprometer os resultados financeiros e operacionais. Os riscos mais comuns incluem:
- Segurança da informação: exposição de dados sensíveis devido a acessos não controlados.
- Responsabilidade jurídica: cláusulas mal redigidas que geram disputas e litígios.
- Conformidade regulamentar: falhas em cumprir leis ou regulamentações específicas.
- Perdas de receita: termos inadequados que impactam pagamentos ou prazos.
- Execução ineficiente: obrigações contratuais difíceis de cumprir, prejudicando a relação comercial.
Como automatizar a revisão de contratos pode reduzir riscos
Automatizar a revisão de contratos é uma solução transformadora para organizações que buscam agilidade e precisão. Um software de gestão de contratos, como o da Adoc, centraliza informações, automatiza fluxos de trabalho e permite colaboração em tempo real.
Benefícios da automação na revisão de contratos
- Redução de erros: comentários, sugestões e alterações são registrados automaticamente, minimizando retrabalhos.
- Visibilidade total: relatórios dinâmicos e trilhas de auditoria oferecem controle completo sobre alterações e aprovações.
- Rapidez no processo: a automação elimina o vaivém de documentos, acelerando a revisão e a assinatura.
- Segurança avançada: controle de permissões protege dados sensíveis e garante conformidade regulatória.
- Organização e acesso centralizado: todos os contratos ficam em um único repositório digital, categorizados e acessíveis a qualquer momento.
Com essas funcionalidades, a automação não apenas simplifica a revisão, mas também transforma a gestão de contratos em uma ferramenta estratégica.
Passos para implementar uma revisão eficiente
Para otimizar a revisão de contratos, considere estas etapas:
- Consolide Documentos: armazene todos os contratos em um repositório centralizado e seguro.
- Gerencie versões: utilize ferramentas que mantenham controle sobre alterações e revisões.
- Automatize fluxos de trabalho: configure alertas e fluxos de aprovação que simplifiquem cada etapa.
- Facilite a colaboração: ofereça ferramentas para comentários em tempo real e discussões interativas entre equipes.
- Monitore resultados: gere relatórios que mostrem métricas-chave, como tempo de aprovação e cumprimento de prazos.
Com esses passos, as empresas podem reduzir drasticamente o tempo gasto na revisão, além de garantir que cada contrato esteja alinhado aos objetivos organizacionais.
Como um software transforma a revisão de contratos
Softwares de gestão de contratos avançados como o da Adoc é projetado para resolver os desafios da revisão de contratos de maneira eficiente e segura. Além de centralizar documentos, o software oferece recursos avançados como:
- Automação de fluxos: desde a elaboração até a assinatura, cada etapa é monitorada automaticamente.
- Painéis personalizáveis: fornecem uma visão completa dos contratos em andamento, facilitando a tomada de decisões.
- Integração de assinaturas digitais: garante a validade jurídica e elimina a necessidade de papéis físicos.
- Alertas automatizados: evitam esquecimentos de prazos ou renovações.
Considerações finais
A revisão de contratos não precisa ser um processo demorado e suscetível a erros. Com as ferramentas certas, como a plataforma da Adoc, é possível economizar até 90% do tempo necessário para essa atividade, reduzindo custos e aumentando a eficiência.
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