A gestão eficaz de contratos pode ser essencialmente dividida em oito fases. O artigo a seguir fornece uma visão geral dessas fases e descreve o ciclo de vida de um contrato típico.
1. Solicitação de contrato
O ciclo de vida de um contrato geralmente começa com a solicitação de uma das partes para sua elaboração. A solicitação deve conter todas as informações pertinentes à transação, como os dados das partes envolvidas, informações de contato, descrição detalhada do produto ou serviço oferecido, condições de pagamento, datas de início e término do contrato, além de outros termos e condições.
Anteriormente, esse processo costumava ser conduzido através de formulários impressos. No entanto, com o advento do software de gerenciamento de contratos, também conhecido como Contract Lifecycle Management (CLM), é possível otimizar significativamente essa etapa. Essas plataformas modernas permitem documentar todo o ciclo de vida do contrato de forma digital, desde a solicitação inicial até sua conclusão, oferecendo maior eficiência e transparência, além de assegurar uma gestão de contratos mais organizada e bem-sucedida.
2. Criação de contrato
A criação de contrato é o processo de elaborar um contrato com base nas informações coletadas durante a fase de solicitação. Nesse estágio, as partes envolvidas desenvolvem os termos e condições contratuais, que serão fundamentais para o desempenho e cumprimento do acordo.
Essa fase define as bases legais e operacionais para a execução futura. Um contrato mal redigido ou com cláusulas ambíguas pode gerar disputas jurídicas que, segundo estudos, afetam cerca de 10% dos contratos comerciais globalmente, resultando em atrasos e custos adicionais para as empresas. Além disso, uma pesquisa da International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) aponta que 29% dos contratos enfrentam falhas devido à falta de clareza ou omissões nas cláusulas.
O uso de software de gerenciamento de contratos oferece uma solução eficiente para evitar esses problemas. Ferramentas modernas permitem a criação rápida e precisa de contratos complexos, utilizando bibliotecas de modelos pré-aprovados e integrando automaticamente dados de bancos vinculados. Estudos indicam que empresas que utilizam tecnologias de Contract Lifecycle Management (CLM) reduzem o tempo de criação de contratos em até 60%, além de diminuir significativamente os riscos de disputas jurídicas.
3. Processamento de contrato
O processamento de um contrato envolve três etapas principais: revisão, negociação e aprovação do documento. Essas fases exigem cooperação contínua entre os representantes das partes envolvidas, assegurando que todos os termos estejam claros e acordados antes da assinatura.
Tradicionalmente, essa etapa pode ser demorada e propensa a erros, especialmente em contratos complexos. Um estudo da World Commerce & Contracting (WCC) revelou que 83% das negociações contratuais sofrem atrasos, muitas vezes causados por questões relacionadas a ambiguidades, revisões excessivas e falta de transparência nas mudanças. Além disso, negociações prolongadas podem aumentar os custos operacionais de uma empresa em até 30%, de acordo com a mesma pesquisa.
Com o uso de software moderno de gerenciamento de contratos, o processamento se torna muito mais eficiente e colaborativo. Ferramentas como redlining (que permite marcar mudanças no texto) e comparações automáticas entre versões garantem que todas as partes tenham visibilidade completa sobre as alterações e o histórico do contrato. Isso não apenas acelera o processo, mas também reduz a margem de erro. De fato, empresas que adotam soluções de Contract Lifecycle Management (CLM) relataram uma redução de 20% no tempo de negociação e um aumento de 32% na precisão e conformidade dos contratos, de acordo com a Gartner.
4. Assinatura do contrato
Antes que um contrato se torne legalmente vinculativo, é necessário que as partes assinem o acordo. Isso pode ser feito tanto de forma digital quanto em papel, e, em alguns casos, pode exigir várias aprovações dentro de uma organização, dependendo de sua estrutura.
O uso de software de gerenciamento de contratos simplifica significativamente essa etapa, ao incorporar funcionalidades de assinatura eletrônica e processos de aprovação automatizados. As assinaturas eletrônicas aceleram o tempo de conclusão, com impacto direto nas taxas de finalização de contratos. Uma pesquisa da Aberdeen Group descobriu que empresas que utilizam soluções digitais para assinaturas conseguem reduzir o tempo de fechamento de contratos em até 82%.
5. Acompanhamento e conformidade de contratos
Esta é muitas vezes a fase mais longa e cobre todo o prazo do contrato. Nesta fase, é fundamental que as partes contratantes mantenham uma visão geral das suas obrigações contratuais. O rastreamento do contrato garante que cada parte cumpra os termos e condições contratuais, reduz todas as formas de risco e cria a base para uma auditoria de contratos.
Como as auditorias manuais são propensas a erros, é aconselhável usar um software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato para obter rapidamente insights relevantes e criar análises. Durante o acompanhamento do contrato, você pode analisar o sucesso do seu contrato e determinar se precisa renegociá-lo, renová-lo ou rescindi-lo.
O software de gerenciamento de contratos ajuda a acompanhar e classificar os contratos por tags, valor financeiro, partes ou área de negócios. Muitas vezes, um local central e seguro para armazenar contratos existentes somente pode ser garantido por meio de software.
6. Fim do contrato
O encerramento de um contrato ocorre no prazo acordado ou quando todas as condições estipuladas forem cumpridas, incluindo a prestação de serviços, o pagamento e outras obrigações previstas. Nesse ponto, ambas as partes estão liberadas de qualquer responsabilidade contratual adicional, a menos que exista uma cláusula de renovação ou extensão previamente negociada. Encerrar um contrato de maneira adequada é tão importante quanto a etapa da criação, pois erros no fim de contrato podem resultar em litígios e custos inesperados.
De acordo com a International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), cerca de 9% dos contratos enfrentam problemas no momento do encerramento, geralmente devido à falta de clareza sobre os termos de rescisão ou à omissão de documentos necessários, o que pode levar a desentendimentos entre as partes. Além disso, contratos não encerrados corretamente podem continuar a gerar obrigações financeiras e jurídicas não desejadas. Um estudo da PwC aponta que empresas podem perder até 5% de suas receitas anuais devido à má gestão de contratos em sua fase final, como a falha em monitorar renovações automáticas.
Utilizar software de gerenciamento de contratos para essa fase final é altamente vantajoso. A ferramenta permite o rastreamento automático de prazos de término e notificam as partes envolvidas sobre as próximas ações a serem tomadas, como rescisão, renovação ou extensão. Além disso, em caso de necessidade de prorrogação do contrato, o CLM pode simplificar o processo, gerando automaticamente um novo documento com base nas condições anteriores ou ajustando os termos conforme necessário.
7. Prorrogação do contrato
Após o termo do contrato, as partes poderão iniciar uma renovação para celebrar outro contrato com condições iguais ou atualizadas. Um software de gestão de contratos automatiza esse processo, notificando todas as partes envolvidas sobre o término iminente e oferecendo a possibilidade de iniciar a renovação de forma ágil e eficiente. Com o uso desse tipo de ferramenta, o risco de perder prazos importantes é reduzido drasticamente, já que o sistema gera lembretes automáticos e facilita a negociação de novos termos.
Estatísticas mostram que empresas que adotam softwares de gestão de contratos veem uma redução de até 30% no tempo gasto com prorrogações e renovações, além de um aumento significativo na conformidade e segurança jurídica dos novos acordos. Isso ocorre porque o software permite revisar, modificar e aprovar novos termos de forma centralizada, mantendo um histórico detalhado de todas as alterações feitas ao longo do tempo.
Com essa automatização, as partes têm maior controle sobre o processo, garantindo que todos os contratos renovados reflitam as condições mais recentes, sejam elas relacionadas a atualizações legais, reajustes de valores ou alterações nas condições de prestação de serviços.
8. Análise de contrato
A análise de contrato é o processo de extração e análise de dados de contratos digitais existentes. Através deste processo, você pode identificar os termos mais favoráveis em seu contrato, determinar se o contrato foi violado e obter insights para contratos futuros.
Os recursos de análise de contrato incluem extração de partes, datas, condições de pagamento, cláusulas de rescisão, cláusulas de indenização e limitações de responsabilidade. Os dados extraídos podem então ser analisados usando uma variedade de ferramentas de análise se os contratos estiverem armazenados eletronicamente em um banco de dados – onde podem ser facilmente pesquisados - ou em um sistema de gerenciamento de contratos que contenha ferramentas de extração automatizada .
Consideraçoes finais
Implementar um software de gestão de contratos garante que todos os estágios do ciclo de vida contratual, desde a solicitação até a prorrogação, sejam realizados de forma eficiente e transparente. Ao seguir as oito etapas detalhadas neste artigo, sua empresa poderá evitar erros dispendiosos, otimizar o tempo de negociação e garantir que as oportunidades de renegociação sejam aproveitadas ao máximo. Com as soluções modernas de Contract Lifecycle Management (CLM), como o uso de assinaturas eletrônicas e automação de processos, você não apenas simplifica as operações, mas também ganha uma vantagem competitiva em um mercado cada vez mais dinâmico.
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