Gestão de contratos é a estratégia para otimizar custos, mitigar riscos, minimizar disputas e garantir eficiência nos processos contratuais empresariais. Entenda as principais etapas, recursos e ferramentas necessárias para criar a sua estratégia de gestão de contratos.
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos refere-se ao processo de gerenciamento completo do ciclo de vida de um contrato. Isso inclui a criação, execução, monitoramento e eventual encerramento ou renovação de contratos. Um processo bem estruturado garante que todos os prazos, condições e obrigações estabelecidas sejam cumpridos, evitando penalidades e otimizando o uso dos recursos. Um contrato bem gerido pode prevenir disputas, melhorar o relacionamento entre as partes e, em última análise, reduzir custos operacionais e financeiros.
A gestão eficiente dos contratos envolve diversas atividades, como a definição dos termos, a negociação entre as partes, a verificação da conformidade e o acompanhamento da execução de cada cláusula. Além disso, é importante contar com um sistema que permita monitorar e registrar todas as interações e atualizações relacionadas ao contrato, como veremos neste artigo.
Razões para implementar um processo eficaz de gestão de contratos
Independentemente do setor ou do tamanho de uma organização, os contratos formam a base de todos os relacionamentos de negócios. Eles regulam as interações com fornecedores, clientes, parceiros e até mesmo colaboradores. Portanto, gerenciar contratos de forma eficaz é fundamental para assegurar que as obrigações contratuais sejam cumpridas e que a empresa maximize o retorno desses acordos.
A seguir listamos principais motivos pelos quais uma gestão de contratos eficiente é essencial.
Redução de riscos
Um processo de gestão de contratos bem definido é fundamental para mitigar riscos, especialmente em relação à não conformidade com os termos acordados. Quando há clareza sobre os prazos, responsabilidades e entregas, diminui-se o risco de litígios, disputas ou até a interrupção de serviços. De acordo com um estudo da Deloitte, empresas que utilizam sistemas de gestão de contratos conseguem reduzir em até 30% os riscos relacionados a falhas de conformidade contratual.
Controle de custos
O monitoramento contínuo de contratos oferece uma visão clara das despesas e ajuda a evitar custos imprevistos ou desnecessários. Empresas que utilizam ferramentas automatizadas de gestão de contratos reportam uma economia média de 10-20% nos custos relacionados a contratos, segundo um levantamento da International Association for Contract and Commercial Management (IACCM).
Otimização do desempenho
A gestão contínua de contratos não só monitora o cumprimento dos termos acordados, mas também possibilita avaliar o desempenho dos fornecedores e parceiros de forma mais eficiente. Isso garante que os contratos gerem o valor esperado para a empresa. Segundo a Gartner, empresas que utilizam processos de avaliação de desempenho de fornecedores conseguem aumentar em até 25% a produtividade de seus parceiros comerciais.
Conformidade regulatória
Garantir que os contratos estejam em conformidade com as regulamentações vigentes é essencial para evitar penalidades legais, que podem ser severas e prejudiciais à reputação da empresa. A conformidade também evita problemas com auditorias e assegura que as práticas da empresa estejam de acordo com leis como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil ou o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na Europa. De acordo com uma pesquisa da PwC, 69% das empresas foram multadas ou notificadas por falhas em conformidade contratual.
Aumento da eficiência operacional
Automatizar o processo de gestão de contratos pode reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas administrativas, como a revisão de cláusulas, monitoramento de prazos e acompanhamento de renovações. Segundo a Forrester, empresas que adotam softwares de automação de contratos conseguem aumentar a eficiência operacional em até 60%, reduzindo o tempo de ciclo de contratos em média de 20 para 8 dias.
Riscos e desafios comuns ao gerenciar contratos
Risco de não conformidade
Quando uma das partes não cumpre suas obrigações contratuais, os prejuízos podem ser substanciais, tanto financeiros quanto operacionais. De acordo com a International Association for Contract and Commercial Management (IACCM), cerca de 9% das receitas anuais de uma empresa podem ser perdidas devido à má gestão de contratos.
Por exemplo, se uma empresa de transporte não cumpre os termos de entrega de um contrato logístico, isso pode levar a interrupções no fornecimento, perdas de vendas ou penalidades contratuais impostas pela parte contratante. Ou seja, empresas que não monitoram a conformidade de perto acabam expostas a riscos desnecessários.
Risco financeiro
Contratos mal geridos podem resultar em pagamentos indevidos, duplicação de faturas ou multas por descumprimento de cláusulas. Segundo uma pesquisa da Forrester, cerca de 20% dos contratos empresariais levam a algum tipo de perda financeira devido a falhas na gestão.
Risco operacional
A ausência de monitoramento das obrigações contratuais pode afetar diretamente a operação da empresa. Isso é particularmente crítico em setores onde a continuidade de serviços ou fornecimento de insumos é essencial. Um estudo da McKinsey identificou que 65% das empresas enfrentam atrasos operacionais relacionados à má gestão de contratos com fornecedores.
Risco jurídico
Termos contratuais mal definidos ou a falta de acompanhamento das obrigações podem resultar em disputas legais, que muitas vezes se arrastam por longos períodos e geram custos elevados. De acordo com dados da PwC, cerca de 35% das empresas já enfrentaram disputas jurídicas diretamente relacionadas à má definição de cláusulas contratuais. Em contratos internacionais, o risco jurídico pode ser ainda maior devido às diferenças entre legislações de países distintos.
Práticas a serem adotadas para mitigação de riscos
- Revisão criteriosa dos termos contratuais: É fundamental que cada contrato seja revisado por um especialista antes da assinatura, garantindo que todas as cláusulas sejam claras e justas.
- Gestão dedicada: A designação de gestores de contratos que monitorem o cumprimento de prazos, entregas e obrigações assegura que a empresa esteja sempre alinhada com as expectativas contratuais.
- Automatização e monitoramento contínuo: O uso de softwares de gestão de contratos como um CLM ajuda a manter registros detalhados e atualizados sobre o status de cada contrato, permitindo alertas automáticos sobre prazos e vencimentos.
Etapas da gestão de contratos
Solicitação
Esta é a fase inicial do ciclo de vida de um contrato, onde uma das partes manifesta a necessidade de criar um novo acordo ou renegociar um contrato existente. Nesta etapa, são coletadas informações como o escopo do contrato, prazos, valores e expectativas das partes envolvidas. De acordo com uma pesquisa da Aberdeen Group, 60% dos profissionais de gestão de contratos identificaram que falhas na coleta de informações durante a solicitação resultam em cláusulas inadequadas.
Criação
Após a solicitação, a fase de criação envolve a redação do contrato com todas as cláusulas, prazos, condições e detalhes acordados. O contrato deve ser claro e preciso, evitando termos ambíguos que possam gerar interpretações conflitantes. Um estudo da KPMG mostra que 43% dos contratos mal redigidos resultam em litígios desnecessários.
Aprovação e revisão
Uma vez redigido, o contrato passa por um processo de revisão interna e externa para garantir que todas as cláusulas estejam em conformidade com as leis e os interesses das partes envolvidas. Estatísticas da Forrester indicam que 67% das empresas têm um processo formal de revisão para evitar cláusulas problemáticas.
Negociação
Durante a fase de negociação, as partes podem propor alterações nas cláusulas do contrato, buscando um equilíbrio entre seus interesses. Segundo a American Bar Association, cerca de 30% dos contratos corporativos passam por negociações intensas antes de serem finalizados.
Assinatura
Depois de todas as revisões e negociações, a assinatura formaliza o contrato, tornando-o juridicamente vinculante. Neste momento, é importante garantir que todas as partes estejam cientes das implicações legais e obrigações decorrentes do contrato. O uso de assinaturas digitais tem crescido significativamente, com um aumento de 278% desde 2020, conforme relatado pela DocuSign, facilitando esse processo.
Armazenamento
Após a assinatura, o contrato deve ser armazenado de maneira organizada e acessível, para que possa ser consultado ao longo de sua vigência. Empresas que utilizam software de gestão de contratos podem acessar rapidamente contratos assinados para verificar obrigações, prazos e termos, o que ajuda na eficiência do monitoramento.
Segundo uma pesquisa da Gartner, 88% das empresas que utilizam sistemas de gestão de contratos automatizados têm maior eficiência no armazenamento e acesso aos documentos.
Cumprimento
A partir da assinatura, é necessário garantir que todas as partes estejam cumprindo suas obrigações, como prazos de entrega, pagamentos e outros termos acordados. Por exemplo, se um contrato de fornecimento estipula entregas mensais de produtos, ambas as partes precisam garantir o cumprimento rigoroso do cronograma e dos volumes acordados para evitar multas ou disputas. De acordo com um estudo da EY, 57% das empresas afirmam que o não cumprimento de contratos gera perda de confiança e futuros negócios.
Gestão e renovação
Durante a vigência do contrato, é fundamental monitorar prazos de renovação e desempenho, analisando se as condições iniciais ainda são favoráveis. Muitos contratos preveem renovação automática, o que pode ser vantajoso ou prejudicial, dependendo das circunstâncias. Um estudo da Deloitte revela que a gestão inadequada de prazos de renovação resulta em até 15% de perda de receitas anuais.
Como a tecnologia pode auxiliar na gestão de contratos
A tecnologia desempenha um papel cada vez mais importante na gestão de contratos, especialmente em grandes organizações que lidam com um grande volume de documentos. O CLM (Contract Lifecycle Management) automatizam muitas das etapas do processo, desde a criação até o acompanhamento das obrigações contratuais, permitindo maior controle e eficiência.
Entre os benefícios de usar uma plataforma CLM estão:
Automação de tarefas repetitivas
Reduz o tempo gasto com tarefas manuais, como a revisão de contratos e o envio de documentos para assinatura.
Monitoramento em tempo real
Permite acompanhar o desempenho dos contratos em tempo real, identificando rapidamente quaisquer falhas no cumprimento das obrigações.
Integração com outras ferramentas: As plataformas CLM podem ser integradas com sistemas de gestão financeira e de recursos humanos, facilitando o controle de pagamentos e o cumprimento de prazos.
Redução de custos operacionais
Ao monitorar e renegociar contratos de forma eficaz, as empresas podem reduzir desperdícios e otimizar seus gastos.
Maior conformidade regulatória
Um processo bem gerido assegura que a empresa esteja em conformidade com todas as exigências legais, evitando multas e penalidades.
Melhora no relacionamento com fornecedores e clientes
A clareza nas obrigações contratuais contribui para relações comerciais mais transparentes e duradouras.
Ou seja, uma gestão de contratos eficaz vai além da simples administração de documentos; trata-se de maximizar o valor de cada contrato e assegurar que todos os aspectos contratuais sejam geridos de forma adequada e em conformidade com as regulamentações.
