Os processos de gerenciamento de contratos desempenham um papel importante para uma empresa. Uma boa gestão de contratos garante que a empresa cumpra as suas obrigações legais e ajuda a prevenir litígios. Em outras palavras, a gestão de contratos garante que os acordos sejam cumpridos com eficiência, gerando benefícios para todos os envolvidos.
Assim, quando se trata de negócios, independentemente do produto ou serviço, este será produzido conforme acordado entre as partes, sendo os direitos obtidos cobrados e as responsabilidades cumpridas conforme acordado. Para que todo este ciclo de vida seja realizado de forma sistemática e eficiente, com risco mínimo, lucro máximo, com baixo custo e com alta qualidade, deve ser utilizada a gestão de contratos.
A seguir, acompanhe os principais pontos sobre gestão de contrato, processos e ciclo de vida do contrato.
Entenda o que é gestão ou processo de gerenciamento de contratos
A gestão de contratos é uma disciplina que envolve o planejamento e o monitorando dos processos contratuais.
Esses processos incluem:
- criação;
- negociação;
- aprovação;
- execução; e
- rescisão de contratos.
- A Importância Da Gestão De Contratos
Partes envolvidas neste processo:
- Gestão de suprimentos (compras)
- Lei e legislação
- Financeiro (contabilidade e finanças)
- Fornecedores
- Outras unidades relevantes
Graças a contratos devidamente geridos, as empresas podem reduzir riscos, manter os custos sob controle e executar os processos empresariais de forma ordenada. Além disso, o processo de gestão de contratos minimiza disputas entre as partes e evita problemas jurídicos. Em suma, a gestão de contratos tem um impacto positivo no seu negócio.
A gestão de contratos, por sua vez, é o estilo de gestão em que são geridos todos os processos desde a criação de um contrato até à renovação ou encerramento do contrato. A gestão de contratos traz muitos benefícios.
Implementar um processo eficaz de gerenciamento de contratos em sua empresa oferece os seguintes benefícios
Melhor gerenciamento de riscos
Orastreamento e a atualização de contratos reduzem os riscos do seu negócio e reduzem a probabilidade de encontrar problemas jurídicos.
Aumento da produtividade
O acompanhamento regular dos contratos garante que os processos de negócios sejam realizados de forma eficiente e evita atrasos desnecessários.
Controle de custos
O processo de gerenciamento de contratos ajuda você a manter os custos do seu negócio sob controle. O monitoramento dos compromissos e processos incluídos nos contratos evita gastos desnecessários.
Colaboração e comunicação
A gestão de contratos fortalece a cooperação e melhora a comunicação entre as partes. Os compromissos estabelecidos nos contratos proporcionam clareza e facilitam a cooperação entre as partes.
Acompanhamento de Alterações
Facilita o acompanhamento e gestão de alterações nos contratos, garantindo conformidade e evitando possíveis disputas.
Melhoria do Desempenho Operacional
Promove uma melhor organização e eficiência nas operações relacionadas aos contratos, otimizando processos e reduzindo redundâncias.
Otimização Financeira
Permite uma melhor alocação de recursos financeiros, identificando oportunidades de economia e evitando custos desnecessários.
Esses são alguns dos benefícios que a gestão de contratos proporciona, contribuindo para uma maior eficácia e segurança nas relações comerciais. Entretanto, como muitas coisas no mundo, a gestão de contratos tem um ciclo de vida
Podemos definir este ciclo na seguinte ordem:
1.Iniciação do Contrato
Garante que a necessidade de um contrato seja adequadamente avaliada desde o início, estabelecendo uma base sólida para o acordo. Isso permite uma definição clara dos objetivos e requisitos do contrato, facilitando o processo de negociação posterior.
2.Negociação
Facilita o processo de negociação ao fornecer uma visão clara das necessidades e expectativas de ambas as partes. Uma gestão eficaz neste estágio ajuda a identificar e resolver potenciais pontos de conflito, garantindo que o contrato atenda aos interesses de ambas as partes de forma equitativa.
3.Edição
Simplifica e agiliza o processo de revisão e edição do contrato, permitindo que as partes eliminem discrepâncias e garantam a consistência e clareza das cláusulas. Isso reduz o tempo e os recursos necessários para finalizar o contrato, aumentando a eficiência do processo.
4. Aprovação
Facilita a revisão e aprovação do contrato, garantindo que todas as partes relevantes, incluindo equipes técnicas e de gestão, estejam envolvidas e satisfeitas com os termos acordados. Essa etapa quando bem conduzida, evita atrasos e impasses durante a fase de pré-assinatura, garantindo uma transição suave para a fase de execução.
5. Pós-assinatura
Execução! Garante que o contrato seja executado conforme acordado, monitorando o progresso do projeto e gerenciando quaisquer problemas ou desvios que possam surgir. Essa etapa permite que os objetivos do contrato sejam alcançados dentro do prazo e orçamento estabelecidos.
6. Monitoramento
Facilita o monitoramento contínuo do desempenho do contrato, permitindo que as partes avaliem sua eficácia e tomem medidas corretivas, se necessário. Maximiza o valor obtido do contrato e identificar oportunidades de melhoria para futuros acordos.
7. Auditoria
Facilita a auditoria regular do contrato para garantir conformidade com os termos acordados e identificar quaisquer áreas de não conformidade ou risco. Protege os interesses das partes envolvidas e a evitar disputas ou litígios futuros.
8. Relatórios
Permite a geração de relatórios detalhados sobre o desempenho e conformidade do contrato, utilizando dados e métricas relevantes. Fornece insights valiosos para todas as partes interessadas e facilita a tomada de decisões informadas sobre o contrato.
9. Renovação
Facilita o processo de renovação do contrato, fornecendo informações e análises sobre seu desempenho e valor agregado. Aqui as partes tomam decisões estratégicas sobre a continuidade do contrato, garantindo que ele permaneça alinhado com seus objetivos e necessidades em curso.
Quais ferramentas podem ser úteis para o processo de gestão de contratos
Os softwares de Gestão de Contratos (CLM) são ferramentas que automatizam e otimizam o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos. Eles oferecem diversos benefícios, como automatização de tarefas e geração de relatórios e alertas.
Além de gerar automaticamente contratos a partir de modelos predefinidos, reduzindo o tempo e o esforço manual envolvidos, a tecnologia CLM analisa contratos para identificar riscos e oportunidades, além de verificar a conformidade com leis e regulamentações, O CLM também pode gerar relatórios sobre o desempenho dos contratos, fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões.
Assim como enviar alertas sobre datas importantes, como prazos de vencimento e renovação de contratos, garantindo que as datas importantes não sejam esquecidas.
