A automação de documentos é uma tecnologia que pode ser utilizada em qualquer tipo de empresa, independentemente do porte e da complexidade. Porém, algumas dúvidas ainda estão relacionadas à sua utilização. Aqui estão algumas perguntas comuns sobre a automação de documentos e contratos.
Entendendo a automação de documentos
Quando o assunto é automação de documentos, não é incomum que as pessoas tenham dúvidas. A Adoc é uma empresa especializada no setor e tem todo o conhecimento para responder às perguntas mais frequentes sobre automação de documentos.
Entre as principais dúvidas estão:
- O que é automação de documentos?
- Como funciona a automação de documentos?
- Quais são os benefícios da automação de documentos?
- Como funciona a automatização de documentos?
- Quais sistemas podem ser utilizados para automatizar os processos?
1. O que é automação de documentos?
A automação de documentos é utilizada em muitos setores, incluindo saúde, negócios, finanças e serviços jurídicos. É um processo que envolve a criação, aprovação e negociação de documentos. Ela permite otimizar o fluxo de trabalho do dia da empresa, evitando o uso de documentos com erros e agilizando os processos.
De forma resumida, o processo de automação de documentos é uma solução desde a criação até a aprovação e assinatura, com o objetivo de aumentar a produtividade e a redução de custos. O processo de automação permite que as equipes liberem tempo para tarefas mais importantes, garantindo que seus documentos sejam concluídos com precisão e dentro do prazo.
Ferramentas de automação de documentos podem ser usadas para adicionar ou editar dados em um sistema de gerenciamento de documentos, assim como para criar novos documentos e tomar ações baseadas em dados.
2. Como funciona a automação de documentos?
Alguns sistemas têm a capacidade de preencher automaticamente certas partes do documento com base em um modelo. Por exemplo, uma fatura pode ser gerada com valores padrão como a data, número da fatura e informações do cliente. Estes campos podem então ser editados antes de serem enviados. Também podem ser utilizados modelos. São documentos pré-construídos que são personalizados para diferentes usos. Isto pode facilitar a criação rápida de um novo documento sem ter que começar do zero toda vez que você precisar de um.Automação de documentos de documentos que permite que você digite o conteúdo do arquivo e organize as informações da forma como deseja. Esse software pode ser integrado com outros softwares para a criação rápida e eficiente de documentos, acordos e contratos.
A automação de documentos consiste em três etapas principais:
1 – Desenvolvimento de um sistema informatizado que faz cumprir os padrões de documentos;
2 – Aplicação desses controles e normas em todos os processos da organização;
3 – Criação de um sistema de monitoramento do processo de automação de documentos, para garantir sua operação.
3. Quais os benefícios da automação de documentos?
A automação de documentos é uma ótima ferramenta para otimizar os processos da sua empresa. Ela permite que você crie documentos e contratos rapidamente e aproveite as vantagens de um mundo digital. Há muitos benefícios em automatizar seus documentos, incluindo a economia de tempo eliminando a entrada manual de dados e reduzindo os riscos associados a erros de entrada manual de dados.
As ferramentas de automação de documentos proporcionam uma série de benefícios para as empresas, inclusive:
Melhoria da produtividade – O roteamento automatizado de documentos permite que os funcionários realizem seu trabalho mais rapidamente, minimizando erros e reduzindo a necessidade de intervenção manual.
Maior precisão – A automação de documentos garante que os dados sejam inseridos de forma correta e consistente em vários sistemas, o que reduz os custos associados ao retrabalho ou à correção de erros.
Acesso mais rápido às informações – A automação de documentos possibilita aos funcionários o acesso rápido e fácil às informações, sem ter que esperar que outra pessoa as complete manualmente.
Menos tempo gasto em tarefas – Quando você automatiza um processo usando software, isso requer menos tempo e esforço do que fazê-lo manualmente. Isto permite que você se concentre em tarefas mais importantes que requerem mais atenção.
Menos erros – Processos automatizados são mais precisos do que processos manuais porque não contêm erros humanos. O software é programado para seguir diretrizes rigorosas que impedem que os erros ocorram em primeiro lugar ou que sejam repetidos ao longo do tempo.
Operações mais fáceis de escalar – A automação de documentos pode facilitar a escalabilidade de suas operações à medida que seu negócio cresce. Por exemplo, se você tem centenas de contratos por mês, mas apenas 10 funcionários que as manuseiam manualmente, então pode ser difícil para eles lidar com todas elas sem cometer erros ou ficar sobrecarregado com a sobrecarga de trabalho.
Além disso, os benefícios da automação de documentos incluem:
- economia de tempo e dinheiro;
- facilidade na troca de informações entre as áreas funcionais;
- redução dos custos com papel e impressão;
- melhoria no controle do fluxo dos processos.
- maior rapidez no processo;
- eliminação de erros humanos;
- menores custos operacionais;
- simplificar processos internos e externos.
4. Eu preciso ter um software para automatizar documentos?
Sim, você precisa de um sistema para automatizar documentos. Um processo de automação de documentos é um processo orientado que cria e mantém documentos de forma automatizada. Este processo pode ser implementado usando software como o da Adoc que envolve a criação qualquer tipo de documento, incluindo relatórios, contratos e acordos.
As ferramentas de automação de documentos podem ser usadas para adicionar ou editar dados, assim como para criar novos documentos e tomar ações baseadas em dados.
5. Quais as razões para usar a automação de documentos?
Há várias razões pelas quais a automação de documentos é uma parte importante do seu negócio. Ela reduz erros na entrada de dados. Não é raro que ocorram erros humanos ao inserir dados em um banco de dados ou planilha eletrônica. A automação de documentos elimina este problema porque elimina a necessidade de entrada manual.
Em resumo, a automação elimina tarefas manuais repetitivas, como geração de relatórios, preenchimento de formulários e envio de emails, liberando tempo para que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas. Documentos podem ser criados, revisados e aprovados em um piscar de olhos, acelerando o fluxo de trabalho e reduzindo o tempo de resposta.
Ademais, documentos eletrônicos são armazenados de forma organizada e segura, com fácil acesso e recuperação, otimizando o gerenciamento documental. As solicitações dos clientes podem ser processadas e respondidas com mais agilidade, aumentando a satisfação e a fidelidade.
Conclusão
A automação de documentos é um método para automatizar o processo de criação, coleta e armazenamento de documentos. O objetivo é reduzir o tempo e o esforço necessários para criar e manter esses documentos, ao mesmo tempo em que aumenta sua precisão e consistência. Para conhecer melhor a solução para automação da Adoc, assista o nosso vídeo.
