Um pilar importante de toda empresa é a conformidade. Um sistema de automação de documentos ajuda a estabelecer padrões e atingir as suas metas de conformidade.
O que são metas de conformidade?
Conformidade significa que as empresas aderem às leis e regras para evitar violações legais, danos à responsabilidade e a sua imagem. Portanto, afeta todas as áreas da empresa. Logo, metas de conformidade incluem todas as medidas, estruturas e processos que uma empresa ou organização estabelece para garantir o cumprimento da lei e da conformidade. Um programa ou projeto de conformidade, por sua vez, é uma combinação de ferramentas e processos que garantam que uma empresa esteja tanto em conformidade com requisitos externos (leis e diretrizes) quanto às normas e diretrizes internas.
Para isso, as empresas costumam se voltar para dois elementos importantes: análise de risco, o que costuma ser o ponto de partida para qualquer programa de compliance e a cultura e comunicação organizacional, relacionada com a ética corporativa e os requisitos legais. Ou seja, define-se um objetivo para toda a organização e, por conseguinte, criam-se mecanismos que garantem que todos, desde executivos a colaboradores, entendam por que um programa de conformidade é importante.
Mas com quais tópicos ou metas sua estratégia de conformidade a automação de documentos pode lidar? É o que veremos a seguir. Acompanhe!
Automação de documentos e conformidade: como estão alinhadas?
Primeiro, a automação de documentos facilita sua vida no nível operacional. Portanto, pode ser uma boa ideia obter uma ferramenta que permita vincular as etapas relacionadas à criação e aprovação de contratos e documentos jurídicos. A adoção de um sistema de automação de documentos facilita o gerenciamento de conformidade, agrupando todos os fluxos de trabalho importantes relacionados aos seus documentos em uma única plataforma – desde a criação até a aprovação, na qual as assinaturas eletrônicas podem ser integradas.
Sem dúvida, um software que agrupa processos importantes em um local central ajuda a facilitar o trabalho dos responsáveis pela conformidade da documentação de uma empresa. E, quanto mais complexos forem os requisitos de conformidade em um setor, mais o software valerá a pena. Usando uma plataforma digital, a equipe pode criar facilmente documentos sem erros e configurar um fluxo de aprovação e revisão. Para além disso, para revisar regularmente o trabalho de compliance de documentos, o software de automação de documentos ajuda nas análises , o que facilita ajustes em termos, cláusulas e outros requisitos legais quando necessário.
Neste contexto, um sistema de automação garante documentação completa e à prova de auditoria de todas as informações, diretrizes e documentos, visto que um dos benefícios do software de automação de documentos foi desenvolvido para facilitar os processos de compliance. Por exemplo, as empresas podem estabelecer um fluxo de trabalho focando em requisitos importantes para manter algumas regras básicas em mente, como a definição do escopo das funções, definindo as áreas de responsabilidade pelos usuários. Também é possível incorporar KPIs de conformidade em seus processos de negociação – por exemplo, observando os requisitos para aceitar determinadas cláusulas em um contrato.
Por fim, ao projetar e implementar a automação de documentos, é possível aprimorar a troca de informação entre os departamentos internos. Os profissionais do direito, por exemplo, podem ajudar a desenvolver modelos para as equipes de vendas e Recursos Humanos, sendo acionados apenas apenas para análise de questões críticas.
Como definir políticas e metas de conformidade?
O principal aqui é definir claramente o objetivo do programa de conformidade no que tange à documentação e o que ele abrangerá, o que ajudará também aprimorar a comunicação interna, tornando a mais aberta e transparente.
Aqui vamos explorar quatro metas de conformidade que a automação pode ser útil:
1. Menos erros humanos
A automação evita o risco de erro humano. No caso de cumprimento de leis financeiras ou acordos comerciais, isso se torna ainda mais importante. Quanto mais um documento tiver que passar pelas mãos de vários funcionários, maior será o risco de erro. Quando se evita o retrabalho, ou seja, a necessidade de recriar documentos, porque foram arquivados incorretamente ou perdidos, evita-se o risco de ficar em atraso e deixar de cumprir os acordos comerciais.
A chave para uma estratégia eficaz de conformidade é limitar os erros humanos, auxiliar em tarefas complexas e garantir que as transações sejam processadas com eficiência, mas para isso é preciso ter visibilidade das operações.
2. Documentos atualizados e todas as seções necessárias presentes
Informações atualizadas significam menos erros e menos tempo gasto na verificação de documentos. Você também pode gerenciar melhor as demandas de seus clientes ou fornecedores, que não terão que voltar a entrar em contato com você porque os documentos enviados não contêm todas as informações necessárias ou algum dado desatualizado. Na prática, a automatização resulta em múltiplas eficiências operacionais em relação às alternativas manuais baseadas em papel.
3. Arquivamento seguro de documentos
Para aprimorar a conformidade, o arquivamento deve ser automático. Você deve ser capaz de criar um arquivo de índice para qualquer documento criado, facilitando a recuperação de informações. Quando for necessário verificar os documentos vários meses depois, você não terá que passar dias tentando encontrá-los. E melhor ainda, você não correrá mais o risco de nunca encontrar um documento importante.
4. Controle do fluxo de aprovações
A automatização do processo de aprovação também resulta na redução do tempo de processamento de um documento, devido à eliminação de etapas manuais, como a necessidade de revisar manualmente um contrato em busca de erros. Da mesma forma, também pode reduzir o risco, pois permite o controle do fluxo de trabalho do início ao fim, o que significa que o processo é realizado de maneira compatível com as normas de conformidade.
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