Entenda como a conformidade pode ajudar e quais práticas recomendadas adotar em sua empresa em relação aos seus documentos.
O que é compliance de documentos?
A conformidade documental é a prática que garante a segurança das informações e evita vazamentos de dados. Para as empresas, compliance representa a capacidade de seguir as regras e ter controle interno. A partir disso, você tem a certeza de que sua empresa está protegida contra violações e adota os melhores processos existentes. Claro que, para chegar a esse nível, é preciso ter a adoção de boas práticas.
Neste post, explicaremos o que são e por que sua empresa deve atender a esses critérios de segurança. Acompanhe!
O que é conformidade documental?
Compliance documental consiste em um conjunto de práticas que atendem a padrões éticos e legais, bem como a regulamentações internas e externas. No caso das empresas, a ideia é garantir o armazenamento e manuseio correto dos documentos. Essa é uma forma de evitar vazamentos, cumprir as obrigações fiscais e ainda garantir a proteção do seu negócio.
A prática também garante a prevenção de fraudes, a adequação aos processos legais, a auditoria das atividades, a redução de riscos e o aprimoramento da gestão documental.
Qual a importância do compliance para as empresas?
Quando a empresa cuida de sua conformidade documental, é mais provável que ela garanta sua continuidade no mercado. Isso porque as irregularidades podem gerar sanções e outras pendências administrativas, judiciais, trabalhistas e empresariais. Outro risco associado à não conformidade é a perda de credibilidade, que afeta inclusive a gestão financeira.
Através da reestruturação de processos e gestão documental, cumprem-se as normas fiscais. Por sua vez, o alinhamento das atividades proporciona clareza e agilidade à tomada de decisões, com consequente fortalecimento da cultura organizacional. Ou seja, o objetivo do controle de documentos é garantir que as informações documentadas estejam disponíveis, adequadas para uso e protegidas.
Esses fatores mostram que há um alto nível de transparência e responsabilidade na gestão. Isso impacta fornecedores, clientes e parceiros, que se sentem mais seguros com a adoção de boas práticas.
Como aplicar o compliance documental na sua empresa?
O ideal é usar a tecnologia para garantir a conformidade. Desta forma, é possível reduzir:
- custos de impressão;
- a perda de documentos;
- desorganização.
As 5 principais dicas para minimizar riscos e melhorar a conformidade:
- Implemente uma tecnologia que aborde os riscos, reduza a burocracia e melhore a eficiência.
- Desenvolver e aplicar políticas e procedimentos de manutenção de registros.
- Crie um cronograma de retenção para cada tipo de documento.
- Treine seus gerentes para entender seu papel na manutenção de um programa compatível; políticas e procedimentos só são eficazes se forem apoiados por treinamento e educação.
- Considere auto-auditorias para identificar áreas de melhoria; melhor ainda, implemente a tecnologia certa para realizar a auditoria continuamente para você.
O que é necessário para manter o controle de conformidade?
O objetivo do controle de documentos é garantir que as informações documentadas estejam disponíveis, adequadas para uso e protegidas. Para isso devemos pensar em:
Identificação
Como as informações documentadas são identificadas? Você deve especificar títulos, numeração, datas? Um documento pode ser referenciado sem confusão?
Revisão e Aprovação
Quando um novo documento é encontrado ou criado, como sua liberação é aprovada? Quem revisa os documentos para certificar-se de que são adequados e os aprova? Como saber que um documento foi aprovado?
Armazenamento e preservação
Como as informações documentadas são protegidas contra alterações ou perdas não autorizadas? Quem pode editar e excluir os arquivos? As cópias mestras são armazenadas de forma segura? E os backups?
Controle de mudanças
Quando as mudanças são feitas, como elas são identificadas? Como as pessoas saberão se têm as informações atualizadas ou não? Como saberemos o que mudou entre esta versão e a última versão? Como sabemos qual versão é minha cópia ou qual é a versão de uma cópia em papel? Como os documentos são revisados, atualizados e reaprovados?
Como aplicar o compliance documental na sua empresa?
O ideal é usar a tecnologia para garantir a conformidade, que aborde os riscos, reduza a burocracia e melhore a eficiência. O gerenciamento digital de documentos pode fornecer uma solução interessante para os desafios de segurança e proteção de dados.
Com um sistema de gestão de documentos e contratos, a empresa facilita a centralização da informação, a organização dos dados e a gestão dos direitos de acesso, na medida em que só são acessíveis a pessoas autorizadas. Isto é especialmente importante para documentos que contenham informações sensíveis ou confidenciais.
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