Como em qualquer outra área, no mundo jurídico, muitas tarefas são repetitivas. Em vista disso, padronizar tarefas jurídicas, neste caso em particular, padronizar contratos e documentos legais pode ser uma grande economia de tempo para ambas as partes (advogado e cliente).
De acordo com a IACCM (International Association for Contract and Commercial Management), as empresas gastam muito tempo criando, armazenando e pesquisando dados em contratos, sem contar o tempo que levam para negociar termos e obter assinaturas.
Portanto, a padronização de contratos e demais documentos legais torna-se uma opção viável e recomendada para aprimorar esses processos nas empresas.
Benefícios de padronizar contratos e documentos:
- Os contratos de rotina são automatizados;
- O advogado mediará apenas em situações relevantes;
- Novas contratações se formam mais rapidamente;
- Permite agrupar e centralizar as dúvidas dos contratos em um mesmo local;
- Favorece a estratégia de negócios em empresas maiores.
Por fim, as empresas conseguem se dedicar mais aos contratos que exigem atenção especial, reduzir a dependência dos contratos básicos e ser mais rápido no fechamento das operações. Para além disso, é possível prestar um serviço de qualidade e ser mais eficiente.
Dito isso, veja as nossas dicas para melhorar o processo de criação de documentos em sua empresa. Siga as nossas dicas e veja a melhor maneira de implementar a padronização. Vamos lá!
1. Padronizando contratos com modelos
Uma das formas de otimizar velocidade, custo e qualidade é padronizando contratos com modelos. Mas não com qualquer modelo.
Por exemplo, se você é o proprietário de uma empresa e alguém lhe pede para preparar um contrato específico, o lógico é que você não o cria do zero. Você utilizará, por exemplo, um template já criado no Word, onde estará modificando alguns dados.
A única desvantagem que muitos fazem ao fazer isso é que ao reutilizar um texto antigo podem ocorrer erros e podem haver inconformidades em alguns campos, como:
- nomes;
- datas;
- valores;
- prazos;
- endereços ou cláusulas (que não foram atualizados).
Outros impedimentos que muitos encontram ao usar estes templates no Word (onde você só tem que recortar e colar o texto e fazer as devidas alterações) é que não é possível fazer acompanhamentos que permitem:
- verificar a data da assinatura
- editar alguns campos
- verificar quem o assinou ou não
- ou se houve alterações.
2. Crie um fluxo de trabalho
Sem dúvida, criar um fluxo de trabalho facilita a padronização de contratos. Por um lado, facilita o trabalho do advogado quando se trabalha com cláusulas pré-aprovadas oferece mais flexibilidade aos fornecedores, colaboradores ou ao cliente.
Para alimentar esse fluxo, você e a sua equipe podem implementar os passos seguintes:
- Identifique quais são os modelos mais usados;
- Padronize os modelos mais comuns;
- Crie um formulário de amostra para os documentos ou contratos mais comuns;
- Atualize os modelos e revise cláusulas e termos, no mínimo, a cada 6 meses;
- Use uma linguagem clara e compreensível;
- Salve os modelos em um local onde sua pesquisa posterior seja fácil;
- Adote um estilo único nos templates, mantendo uma linguagem única e uma apresentação que vai em linha com as demais.
- Implemente assinaturas eletrônicas;
- Permita aos departamentos acessar aos modelos depois de aprovados pelo advogado, sem precisar de autorização para as demandas mais simples de documentos.
3. Otimização por meio da automação
Finalmente, quando se trata de padronizar a criação de documentos, há uma série de ferramentas que você pode considerar para criar modelos consistentes para contratos e outros documentos jurídicos. Em outras palavras, o caminho de escolha para a otimização é a automação da criação e fluxos de colaboração para a edição de contratos.
O caminho para a automação pode aumentar significativamente a lucratividade e a competitividade de uma empresa, visto que a tecnologia é uma maneira de obter economias de escala desejada não somente no que tange aos custos, mas também em relação ao tempo gasto com tarefas de rotinas.
Para além disso, a linguagem padronizada também reduz o risco do negócio.
Então… como tornar a sua criação de contrato mais inteligente?
De fato, você pode avançar por meio de um projeto de criação inteligente de contratos. Um mecanismo de regras abrangente implementada pela automação permite a criação dinâmica de documentos a partir da geração rápida de modelos com base em questionários.
O conteúdo de um contrato é compilado automaticamente com base em quaisquer critérios associados ao documento, com a capacidade, por exemplo, de gerar contratos automaticamente a partir da biblioteca de termos e condições pré-aprovados.
Tanto os templates quanto as cláusulas pré-autorizadas pela empresa podem ser salvas em uma biblioteca centralizada, que contém os temos específicos relacionados à legislação vigente. Os termos e condições podem ser redigidos diretamente pelas estruturas de negócios ou departamentos jurídicos, sem a necessidade de recorrer ao departamento de TI.
Depois de aprovados, os modelos podem ser são salvos em uma biblioteca centralizada e utilizados nos modelos de contratos, reduzindo de forma significativa o tempo e esforço necessários à elaboração e revisão destes documentos, simplificando o processo de aprovação e garantindo o cumprimento e eficácia. As vantagens vão desde a padronização dos contratos de documentos jurídicos até a alta transparência dos termos e relações contratuais, minimizando riscos e custos.
O melhor de tudo é que a tecnologia para automatizar documentos é acessível e eficiente tanto para escritórios jurídicos quanto para pequenas, médias e grandes empresas. Seja qual for o seu setor de atuação se você está buscando uma forma de simplificar a criação de seus contratos, a aDoc pode ajudar. Agende hoje mesmo uma demo ou teste grátis nossa plataforma.
