Qualquer empresa, não importa seu tamanho e o setor em que atua, convive com a necessidade de estabelecer contratos, por exemplo, para promover operações comerciais e fechar negócios. Quer você tenha um novo funcionário para integrar, um novo empreiteiro para terceirizar ou alugue novas instalações para seu empreendimento – tudo opera com base em contratos.
Ainda assim, embora cada empresa seja única, a condução manual do gerenciamento do ciclo de vida dos contratos, desde sua concepção até a aprovação e monitoramento, leva para os mesmos riscos e ineficiências comuns em grande parte das empresas.
Isso se deve ao fato de que muitas empresas ainda criam e gerenciam documentos a partir de processos ineficientes, sem a ajuda da tecnologia. Como mostramos em um artigo anterior, todo os contratos têm um ciclo de vida, que iniciam na sua elaboração e encerram muito após a assinatura.
Neste artigo, vamos mostrar onde o risco da gestão de contratos ineficiente se esconde. Se interessou? Boa leitura!
Risco 1. Setor jurídico e advogados envolvidos em tarefas de menor valor
A empresa e os setores que atendem diretamente os clientes ou fornecedores precisam reunir todos os termos comerciais do contrato, bem como fornecer respostas rápidas e precisas para fechar os negócios com agilidade.
Entretanto, para os advogados, a criação de documentos leva tempo, e isso faz todo o sentido, uma vez que eles são os responsáveis pela conformidade e pelo gerenciamento dos riscos.
A elaboração de contratos a partir do zero e a inserção repetitiva de dados sempre foram um trabalho dos advogados, o que faz com que algumas empresas se tornem dependentes do tempo e esforço dos setores jurídicos para criar e avaliar documentos e contratos.
Saiba mais: Como criar documentos com rapidez e conformidade
Risco 2. Erros [humanos]
Todos cometemos erros. No entanto, inconformidades em documentos jurídicos não são facilmente aceitáveis. Lacunas na linguagem padronizada, dados ausentes ou erros de digitação regulares podem apresentar risco ou confusão, desordem e perda potencial de informações críticas.
Delegar documentos a não advogados pode significar alterações e exclusões impossíveis de rastrear, o que podem comprometer por completo o contrato.
É por isso que os documentos jurídicos costumam ser sempre verificados novamente por advogados que consomem muito tempo crítico para os negócios. Entretanto, com a automação, fica muito mais fácil gerir esses erros sem precisar sobrecarregar o jurídico.
Risco 3. Captura distorcida de dados de entrada
De modo geral, os dados estão distribuídos por diferentes departamentos da empresa ou clientes, cuja entrada destas informações nos documentos e contratos pode ser imprecisa, incompleta ou simplesmente inadequada. Trabalhar com uma versão de modelo desatualizada ou dados incorretos resultará em penalidades e perdas de lucro.
Risco 4. Falha de comunicação
Trabalhar sob a pressão do tempo causa falhas de comunicação, especialmente quando a negociação, aprovação e assinatura de contratos acontecem em todos os lugares – por exemplo, em trocas de e-mails intermináveis.
A comunicação desordenada leva a prazos perdidos, mudanças negligenciadas, negociações extras e rodadas de revisão, solicitações de aprovação repetitivas, entre outros inconvenientes.
O dinheiro que está em jogo no contrato de alto valor pode ser facilmente perdido devido a negociações demoradas para serem concluídas.
Risco 5. Falta de Transparência
Se os contratos dependessem apenas de advogados e de sua rapidez, teria sido muito mais rápido assiná-los. No entanto, a criação de documentos é apenas o estágio inicial do gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Os próximos estágios incluem outras etapas para inclusão de comentários, sugerir mudanças, negociar, aprovar e executar um contrato.
Nessas fases, os advogados não têm controle total sobre os registros de atividades, status dos documentos e gargalos detectados. Se você não consegue ver as etapas, não consegue controlar. É por isso que os contratos permanecem paralisados até se tornarem críticos para os negócios.
Por que gerenciar o ciclo de vida do contrato é importante?
Implementar a automação desde a criação até o fechamento do do contrato ajuda a simplificar o fluxo de trabalho do contrato e melhorar o desempenho das equipes jurídicas e de negócios em geral.
Aqui estão alguns números para você avaliar:
Redução de riscos: a automação de contratos pode levar a uma melhoria da conformidade em 55%.
Economia de tempo: a automação do fluxo de trabalho de documentos pode economizar, em média, 20-30 dias que, de outra forma, a empresa gastaria para criar, negociar e finalizar um contrato.
Economia de custos: os custos administrativos associados aos contratos são reduzidos em 25% -30% por meio da automação do ciclo de vida do contrato.
Por outro lado, uma pesquisa da Aberdeen revelou que 44% das empresas desejam maior visibilidade em seus contratos, enquanto 40% gostariam de reduzir o risco com seus fornecedores. Além disso, 37% das organizações desejam maior conformidade com os contratos do fornecedor.
Ou seja, a automação não é somente uma via para melhorar processos internos, mas também a governança corporativa e o relacionamento com os Stakeholders.
Algumas linhas sobre os pilares da gestão eficiente de contratos
Uma solução eficiente para criar, negociar e assinar contratos oferece às empresas uma visão completa das bases contratuais, permitindo o acesso total aos dados em tempo real, para uma tomada de decisão mais assertiva.
Esse tipo de ferramenta é projetada para permitir que as empresas estabeleçam os quatro pilares fundamentais da gestão de contratos:
- economia;
- agilidade;
- colaboração;
- controle.
A tecnologia também garante o controle de validade, evita o aumento do custo de violação de contrato e oferece opções de assinatura eletrônica e uma solução móvel, facilitando o rastreamento de atividades em qualquer lugar.
E você? Tem mais perguntas sobre a automação e gestão de contratos? Contate a equipe da aDoc para uma demo ou teste gratuitamente a nossa solução.
