A automação de documentos tem se tornado uma ferramenta cada vez mais indispensável para as empresas, principalmente em cenários atípicos como o de pandemia. Mas também há fatores adjacentes como a crescente substituição das rotinas administrativas por processos mais ágeis e inteligentes.
Automação de documentos: principais motivadores desta tendência
A automação já era um assunto em alta em 2019, visto que muitas empresas focaram em minimizar as tarefas de rotina que consumiam muito tempo com tarefas de rotina para que os departamentos especializados se tornassem mais focados. Com o propósito de unir economia de custos e aceleração de processos, a automação já estava no centro de atenção de muitas empresas em 2020.
Assim o ano de 2020 marcou o início de uma onda única de automação em muitas empresas, principalmente quando a crise ocasionada pela pandemia da Covid-19 expôs nitidamente as fraquezas de vários processos internos de empresas e escritórios de advocacia. Diante disso, a automação de documentos se tornou um impulsionador da digitalização. E é exatamente esse panorama que vamos abordar neste artigo. Boa leitura!
O benefício da automação em um cenário atípico
Sem dúvida, neste novo cenário de transformação, a automação de documentos desempenha um papel central. Na realidade, muitas equipes de trabalho perceberam de repente que não tinham mais acesso aos documentos e modelos da empresa quando passaram a trabalhar em casa. Por outro lado, com as equipes dispersas, revisar e fazer ajustes em documentos em curto prazo tornou-se quase impraticável.
Não é de se admirar, então, que o interesse por soluções de automação para a criação de documentos, petições e contratos tenha aumentado durante a crise. Entretanto, não somente a facilidade de elaborar um contrato em segundos, mas reduzir custos e se tornar mais eficiente também foram motivadores para esse avanço.
Segundo a Forrester Research, empresa norte-americana de pesquisa de mercado, a automação de documentos se tornou uma forte tendência em 2021 em função do trabalho remoto, os avanços técnicos da própria tecnologia e também pela necessidade de agir rapidamente diante da crise. Por tudo isso, a Forrester espera grandes avanços no gerenciamento de documentos.
Tendência que deve se prolongar pelos próximos anos. Ou seja, os especialistas afirmam que essa é uma tendência indispensável em tempos de incertezas, recessão global e home office. Esse tipo de cenário revindica exige cada vez mais a transferência de processos humanos para sistemas técnicos autônomos e independentes.
Mais automação e menos rotinas administrativas
De acordo com os analistas, os investimentos em soluções de automação de documentos são motivados também por motivos de segurança, conformidade e mais agilidade em seus processos. No setor jurídico, por exemplo, uma parte considerável do tempo de trabalho é gasto em tarefas administrativas, como processos de revisão e aprovação.
Neste sentido, o uso de soluções de software para automação de documentos não é apenas uma tendência, visto que a automação pode reduzir significativamente o esforço administrativo envolvido em documentos jurídicos.
Além disso, esse novo padrão estabelecido – que reduz erros manuais, custos e tempo na criação de documentos – garante novos serviços para os clientes baseados em modelos padronizados e em conformidade. Assim nos deparamos com uma tecnologia que não resolve problemas tanto em tempos de recessão global, trabalho remoto e adaptação urgente, mas pela necessidade das empresas de abandonarem processos desatualizados e tornarem-se mais eficientes em suas estratégias em longo prazo.
Alguns fatores que legitimam a automação de documentos:
- Economia de tempo e custos
- Padronização de diretrizes de conformidade
- Gestão de cláusulas digitais
- Administração central
- Redução de erros
- Criação guiada de documentos
- Cooperação simples e moderna
Nesse contexto, é difícil subestimar que a automação de documentos é fundamental para converter os pontos fracos que envolve a criação e gerenciamento de documentos em pontos fortes e cria oportunidades para as empresas crescerem em qualquer cenário de transformação digital. Porque cada vez mais, independente do cenário, as pessoas desejam se livrar de tarefas que tomam um valioso tempo e o impedem de serem mais estratégicos ou se concentrar em atividades-foco.
Afinal, a forma de fazer as coisas está em constante evolução e realizar tarefas que tornam os processos mais lentos já não se encaixam mais nos sistemas atuais. Em suma, a automação inteligente é o primeiro passo das muitas possibilidades que a tecnologia cria valor agregado aos negócios.
E quanto a você? Já pensou em automatizar esse processo? Compartilhe conosco nos comentários qual a sua principal dificuldade ou desafio em relação a criação e gestão de documentos ????
