Basicamente, o software de gestão de contratos é uma ferramenta que pode ser entendida como uma espécie de sistema especial de gerenciamento de documentos. Como o nome sugere, os aplicativos se concentram em gerenciar todo o processo de contratos em uma organização.
Essas soluções apoiam, entre outras coisas, a criação de contratos e o cumprimento dos prazos contratuais. Desde a elaboração destes documentos a partir de templates salvos, passando pelo versionamento em caso de alterações, acompanhamento de prazos. Por isso, existem alguns recursos indispensáveis que essa ferramenta precisa oferecer para que o seu processo de contratos realmente seja eficiente e útil.
De modo geral, muitos fatores desempenham um papel importante na seleção de uma solução adequada de gerenciamento de contratos. Não custa lembrar aqui que os requisitos para gerenciar contratos em uma pequena empresa pode se diferenciar das empresas maiores. Assim as opções disponíveis no mercado diferem em termos da variedade de funções.
Entretanto, uma solução de gerenciamento de contratos bem-sucedida pode transformar a forma como sua empresa opera, independentemente do seu porte ou setor, resultando em um aumento nas negociações e no uso mais eficiente de seu tempo. Existem alguns motivos para isso, que veremos a seguir.
1. Registros centralizados
Um dos maiores benefícios da gestão de contratos é a capacidade de armazenar e gerenciar contratos online com mais eficiência, em um local seguro e centralizado, visto que alocar um local para armazenar cópias impressas de contratos em um local central não figura mais na lista das empresas que buscam avançar em termos de sustentabilidade.
Muitas empresas estão mudando para um escritório sem papel e a adoção de softwares de gerenciamento de contratos é uma maneira rápida e eficiente de armazenar com segurança todos os contratos e documentos jurídicos em um único local.
Então, como o software de gestão de contratos deve lidar com o armazenamento? Ao contrário das soluções de armazenamento físico, que são vulneráveis à perda e destruição, as soluções de gerenciamento de contratos armazenam documentos indefinidamente e por trás de senhas multicamadas, conferindo elevada segurança e confidencialidade ajustada entre os usuários e partes envolvidas.
Esses aplicativos atualmente:
- fornecem organização e consulta dos dados do contrato em tempo real, graças à centralização;
- incorporam uma camada de dados flexível;
- faz com que contratos e metadados possam ser sincronizados em tempo real;
- permite aos usuários consultar os dados do contrato a qualquer momento.
2. Contratos genuinamente colaborativos
Independentemente do ramo de negócio, todas as empresas têm a necessidade cada vez maior do trabalho sendo conduzido em um fluxo colaborativo. Com poucos funcionários, naturalmente espera-se que as pessoas atuem de maneira assertiva e organizada, proporcionando maior eficiência e esforços em atividades que gerem maior valor ao negócio e satisfação aos clientes.
Sempre haverá a necessidade de colaboração entre os departamentos, já que os contratos afetam todas as áreas de negócios. Os sistemas de gerenciamento de contratos incentivam essa colaboração de algumas maneiras importantes.
Por exemplo:
- estabelecendo procedimentos de aprovação robustos;
- implementando uma ferramenta para comentários e revisão;
- fornecendo um repositório de contratos, documentos e processos fácil de navegar.
3. Proteção de Dados
A proteção de dados tanto para pequenas quanto média e grandes empresas pode ser assustadora. Ou seja, a segurança é importante para empresas de todos os tamanhos e setores, e uma abordagem dentro da lei (LGPD) e proativa é essencial e traz maior segurança e confiabilidade.
Felizmente, os melhores sistemas de gerenciamento de contratos permitem que as empresas armazenem e processem dados de maneira mais segura e eficaz.
Diante disso, um bom software deve prever e estar abarcado com:
- disposições rígidas de segurança de dados;
- oferecer a proteção de dados de clientes e funcionários sem grandes esforços;
- criptografia e autenticação de dados, entre outros sistemas de proteção.
4. Análises e relatórios
Nem sempre as organizações reconhecem a riqueza de informações valiosas que podem ser extraídas de seus contratos, tais como:
- as cláusulas contratuais que lhe causam mais atritos;
- o tempo gasto no gerenciamento de diferentes tipos de contratos;
- fim do contrato e datas de renovação;
- o custo por negociação.
Mesmo que algumas empresas ainda considerem o valor em coletar esses dados, pode ser uma tarefa árdua examinar cada contrato em busca dessas informações, ou mesmo uma equipe dispor de tempo para isso.
Neste ponto, as ferramentas atuais de gerenciamento de contratos ajudam a superar esse obstáculo, a começar pelo rastreamento dos dados contratuais que importam.
Por exemplo:
- o software captura e preserva metadados;
- permite que as equipes busquem e extraiam dados sobre as melhores métricas de contrato;
- ajuda a economizar e gerar tempo e recursos preciosos.
5. Escalabilidade
Na prática, uma empresa opera contratos em escala e pode se beneficiar de uma ampla gama de recursos de gerenciamento de contratos, se o sistema de gestão de contratos for eficaz e permitir que a sua organização aumente consideravelmente o volume de contratos que você cria, sem a necessidade de expandir sua equipe jurídica.
Para isso, os recursos cruciais para gerenciar contratos deve permitir:
- Processamento e criação mais rápidos: a maioria das plataformas de gerenciamento de contratos oferece modelos, o que elimina a necessidade dos advogados contratados ou do setor jurídico redigirem grandes quantidades de contratos do zero. Em vez disso, esses modelos podem ser editados em escala, incluso por outros departamentos que foram habilitados.
- Capacidade de pesquisa: quando você armazena e gerencia contratos digitais online, pode pesquisar contratos de forma rápida e eficiente, examinar seus termos e implementar procedimento de auditoria. Esse recurso de gerenciamento de contratos pode fornecer as informações de que você precisa para milhares de contratos.
Conclusão
Os contratos tradicionais impressos são notórios por se perderem, se danificarem e faltarem com a segurança. Na era digital, onde proprietários de empresas e advogados internos geralmente trabalham em trânsito, lidar com contratos físicos simplesmente não é mais viável.
Mas além disso, o gerenciamento de contratos baseado em plataformas digitais deve transformar a maneira como os contratos são gerenciados em todo o ciclo de vida. Hoje é possível revisar e assinar documentos legais enquanto você está em trânsito, garantindo que as empresas possam e tenham maiores chances de fechar negócios e obter receita onde quer que estejam.
Gostou deste conteúdo, mas ainda tem dúvidas se um software de gestão de contratos realmente pode mudar a forma como você lida com seus contratos e documentos jurídicos? Recomendamos a leitura do artigo O que é Ciclo de Vida do Contrato!
