Este artigo explora o que você precisa saber sobre a gestão de contratos para pequenas empresas com foco na eficiência, agilidade, conformidade e segurança. Vamos mostrar 5 motivos pelos quais sua empresa precisa otimizar o gerenciamento de contratos, inclusive estabelecendo um sistema de gestão de contratos e do ciclo de vida destes.
Qual a importância dos contratos em pequenas empresas?
Embora o número real de contratos difere consideravelmente entre pequenas e grandes empresas, não é segredo que os contratos desempenham um papel crítico nas organizações, incluindo as pequenas que constituem a ampla maioria das organizações que operam em nosso país.
O fato é que muitas pequenas empresas têm o hábito de realizar transações e acordos informalmente para reduzir custos, tempo e sobrecarga dos colaboradores com documentos. Entretanto, os riscos associados à realização de negócios sem contratos são enormes, especialmente para as pequenas empresas que estão começando.
O objetivo geral de um contrato é formalizar as relações comerciais e evitar ações judiciais caras, garantindo que todas as partes estejam em sintonia e cumpram as regras previamente estabelecidas. Sem esses acordos legais, mesmo uma pequena empresa pode ficar vulnerável a todos os tipos de riscos que envolvem negociações comercias e de prestação de serviços.
Os contratos são fundamentais para as pequenas empresas porque:
- garantem a conformidade dos direitos, deveres e responsabilidades;
- os contratos ajudam os negócios a crescerem e protegerem seus ativos;
- os contratos garantem pagamentos e a receita.
5 motivos para prestar atenção no modo como sua empresa gerencia contratos
Dada a importância dos contratos para pequenas empresas e a frequência com que são usados, faz sentido prestar atenção à eficácia com que você os gerencia.
Motivo 1 – Grande parte das empresas não têm uma visão geral de seus contratos, ou seja, não têm controle o suficiente sobre quais acordos foram firmados, com quem e quando eles expiram.
Motivo 2. Muitas empresas ainda gerenciam seus contratos em papel, arquivando-os e desaparecendo em pastas nas prateleiras. Infelizmente, na maioria dos casos, os contratos só se tornam interessantes novamente quando surgem problemas ou dúvidas.
Motivo 3. Ao não monitorar os contratos, além de incorrer em riscos quantos às conformidades firmadas, isso também afeta o contexto das negociações, principalmente nas renegociações do contrato e renovação, bem como o alcance das metas financeiras da empresa pela perda no time das negociações.
Motivo 4. Pesquisar e examinar as informações necessárias contidas nos contratos consome não apenas horas de trabalho, mas também configura um trabalho maçante que “dá nos nervos” dos colaboradores.
Motivo 5. A falta de uma gestão centralizada dos contratos, baseados em diferentes sistemas e maneiras de arquivamento por diferentes funcionários, invariavelmente, conduz ao cenário de confusão e ineficiência nas equipes envolvidas.
Quem gerencia contratos em uma pequena empresa?
Na maioria das empresas, um advogado interno normalmente será o “proprietário” do processo de contrato. No entanto, se sua empresa ainda está engatinhando, você pode ficar sem um departamento jurídico, caso em que as funções de gerenciamento de contratos recairão geralmente sobre o Diretor Financeiro, o Diretor de Operações ou até mesmo o CEO.
Isso significa que contratos importantes serão frequentemente repassados e transferidos entre diferentes indivíduos e departamentos, muitos dos quais não terão formação jurídica ou qualquer experiência em gerenciamento de contratos.
No entanto, eles trabalharão regularmente com diferentes tipos de contratos, como:
• Contratos comerciais;
• Acordos de consultoria;
• Contratos de prestação de serviço;
• Contratos trabalhistas;
• Acordos de confidencialidade.
Qual estratégia as podem adotar para otimizar o processo de contratos?
Diante do que vimos até aqui, podemos observar que vale a pena realmente considerar uma estratégia de digitalização para gerenciamento de contratos. O gerenciamento de contratos também é chamado de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM)
Um sistema de gestão de contratos oferece suporte ao monitoramento de todas as etapas do contrato – desde a criação dos documentos, passando pelo manuseio de direitos e obrigações, até a avaliação, análise e renovação.
Alguns critérios de seleção decisivos para pequenas empresas escolherem um software de gestão de contratos:
1. Integração: com uma solução de gerenciamento de contratos, é importante que a conexão com os aplicativos de software existentes na empresa seja a mais simples e direta possível. Portanto, as pequenas empresas devem garantir, antes de adquirir um software de gerenciamento de contratos, que a troca de dados com os aplicativos existentes da empresa seja fácil. Somente desta forma o software pode ser usado efetivamente para gerenciamento de contratos.
2. Suporte: como em qualquer solução de software, haverá complicações técnicas em algum ponto e momento. Para resolver os problemas rapidamente, é importante que o fabricante ofereça um bom suporte. As pequenas empresas, em particular, não têm TI e, portanto, dependem do suporte técnico do fabricante do software.
3. Facilidade de uso: para pequenas empresas, a facilidade de uso desempenha um papel particularmente decisivo na escolha de um software de gerenciamento de contratos. Muitos recursos de aplicativos complexos não são relevantes para pequenas empresas. É muito mais importante que as funções básicas estejam disponíveis e que o programa de gerenciamento de contratos seja fácil de usar. Os fabricantes costumam oferecer uma fase de teste gratuita para seus próprios produtos de software. Esta é uma boa opção para obter uma visão geral da interface do usuário do software e da experiência.
Esta é mais uma razão pela qual os sistemas de gestão de contratos são tão úteis para as pequenas empresas, pois tornam o processo de contrato mais colaborativo, acessível e fácil de usar – mesmo sem experiência. Assim, os softwares de gestão de contratos abrem um leque de possibilidades que vão muito além da administração e arquivamento de contratos.
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