A gestão do ciclo de vida do contrato envolve etapas como criação, aprovação e renovação centralizadas e automatizadas, oferecendo visibilidade e conformidade legal. Conheça os cinco benefícios do CLM que otimizam os processos contratuais.
O que é gerenciamento do ciclo de vida do contrato?
O gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) refere-se ao processo de gerenciamento de todos os aspectos de um contrato, desde a concepção inicial e negociação até o vencimento ou renovação. Há muita coisa envolvida neste processo, incluindo criação, revisão, aprovação, implementação, monitoramento e análise.
Essencialmente, o Contract Lifecycle Management (CLM) foi concebido para ajudar as organizações a agilizar os seus processos de gestão de contratos e garantir que possam gerir eficazmente as suas relações contratuais com clientes, fornecedores, parceiros e outras partes interessadas. Neste âmbito, ao implementar um sistema CLM, as organizações podem melhorar a eficiência da sua gestão de contratos, reduzir riscos e melhorar o desempenho geral dos seus negócios.
O processo CLM geralmente começa com a criação de um acordo, o que significa que os termos do acordo são elaborados e revisados. Esta fase também inclui a negociação dos termos do contrato com a outra parte ou partes. Uma vez acordados os termos do contrato, o contrato é executado e as partes envolvidas começam a cumprir suas obrigações contratuais.
Durante a fase de monitorização do contrato, as organizações acompanham e gerem a execução do contrato para garantir que ambas as partes cumprem as suas obrigações. Isto envolve monitorar o contrato quanto a questões de conformidade, rastrear indicadores-chave de desempenho (KPIs) e identificar quaisquer riscos ou problemas potenciais que possam surgir.
A etapa final do processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato envolve a análise do contrato, onde as organizações analisam o desempenho do contrato e avaliam sua eficácia geral. Isto significa analisar os dados recolhidos durante a fase de monitorização do contrato e utilizar esta informação para identificar áreas que podem ser melhoradas e otimizadas.
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Quais são as fases da gestão do ciclo de vida do contrato?
De modo geral, existem 6 fases na gestão do ciclo de vida do contrato:
1. Iniciação do Contrato – Esta é a primeira fase do ciclo de vida do contrato, onde a necessidade de um novo contrato é identificada e a solicitação do contrato é iniciada.
2. Elaboração do contrato – Nesta fase, o contrato é criado ou elaborado e pode envolver negociações sobre termos e condições, revisão de leis e outras constituições e aprovação das partes interessadas.
3. Revisão e aprovação do acordo – Uma vez redigido o acordo, ele é revisado por advogados e demais interessados para garantir que esteja juridicamente correto e atenda aos requisitos de todas as partes envolvidas.
4. Implementação do acordo – Esta fase inclui a assinatura e implementação propriamente dita do acordo e pode envolver a troca de assinaturas, o registo do acordo num sistema de gestão de contratos e a distribuição de cópias a todas as partes interessadas.
5. Monitorização do desempenho do acordo e acompanhamento – Uma vez assinado o acordo, é importante monitorizar e gerir o seu desempenho.
6. Renovação ou rescisão do contrato – Quando o contrato se aproxima da data de expiração, as partes podem decidir renová-lo ou rescindi-lo e pode incluir negociações, a elaboração de um novo acordo ou a rescisão do acordo existente.
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Cinco benefícios que a gestão do ciclo de vida dos contratos
1. Centralização e organização do processo contratual
Um dos grandes desafios na gestão de contratos é garantir que todas as informações estejam acessíveis e organizadas, independentemente da etapa em que se encontrem. Com o CLM, as fases do processo contratual — da criação à revisão e armazenamento — ficam centralizadas em uma única plataforma, o que facilita o gerenciamento e a consulta de dados. Essa centralização permite uma organização eficiente e aumenta a transparência entre os envolvidos, pois é possível rastrear cada etapa e identificar quem revisou ou aprovou um determinado contrato. Esse nível de controle traz tranquilidade às empresas e facilita a busca por contratos em diferentes fases, permitindo que se mantenham sempre atualizados e acessíveis.
2. Automação e aceleração dos fluxos de trabalho
Automatizar o fluxo de trabalho contratual reduz o tempo gasto em processos burocráticos. Fluxos de trabalho são automatizados, o que permite que contratos circulem rapidamente entre as equipes responsáveis. Dessa forma, aprovações e revisões são obtidas de forma ágil, evitando atrasos. Essa aceleração minimiza erros e possibilita que as empresas cumpram prazos importantes com precisão. O tempo economizado, antes gasto em tarefas repetitivas e manuais, pode ser redirecionado para atividades de maior valor estratégico. A automação dos fluxos de trabalho contratual não apenas otimiza o tempo, mas também reduz o risco de falhas operacionais.
3. Segurança e controle de acesso
A segurança dos dados contratuais é crucial para proteger informações sensíveis e evitar o acesso não autorizado. Plataformas de gestão de contratos oferecem sistemas de segurança robustos que garantem que os documentos fiquem protegidos. Com o controle de acesso, somente usuários autorizados podem visualizar, editar ou aprovar contratos, aumentando a proteção contra vazamentos de informações e garantindo a integridade dos dados. Além disso, todos os registros de acessos e modificações são armazenados, permitindo um rastreamento detalhado de todas as atividades.
4. Visibilidade e monitoramento em tempo real
Outro benefício da gestão do ciclo de vida dos contratos é a visibilidade que se obtém sobre o andamento de cada documento. Um software oferece recursos de relatórios e análises que permitem monitorar os contratos em tempo real, fornecendo uma visão abrangente dos processos em andamento. Através desses relatórios, as empresas podem identificar rapidamente quais contratos precisam de renovação, quais estão em processo de aprovação e se há obstáculos em etapas específicas. Esse nível de monitoramento facilita a tomada de decisões estratégicas, permitindo que as empresas detectem gargalos ou áreas de risco e, assim, ajustem suas estratégias.
5. Conformidade e redução de riscos
Manter a conformidade legal e regulatória é uma das prioridades na gestão de contratos. Ferramentas que auxiliam as empresas a monitorar e garantir a conformidade com os requisitos legais de cada contrato ajudam a evitar penalidades e riscos de não conformidade. Através da gestão estruturada, é possível verificar se todos os documentos atendem aos padrões exigidos e se as renovações ou atualizações estão em dia. Além disso, a rastreabilidade completa dos contratos traz transparência e confiança aos processos, permitindo que qualquer modificação seja facilmente verificada e documentada.
Considerações finais
O gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) é um processo importante para as empresas que garante que os contratos sejam gerenciados de forma eficiente e eficaz durante todo o seu ciclo de vida. Ao implementar um sistema CLM, as organizações podem agilizar os seus processos de gestão de contratos, melhorar os resultados do seu negócio, reduzir riscos e poupar custos.
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