O gerenciamento de contratos determina com eficácia o sucesso ou o fracasso de grandes negócios e seu impacto na saúde financeira de uma empresa. Também mostra a força do profissionalismo e da produtividade de uma empresa. A gestão de contratos , portanto, é uma pedra angular indispensável para o sucesso de qualquer organização.
Não é de admirar que as questões de gestão de contratos atraiam frequentemente a atenção. Com o crescente reconhecimento e importância da gestão de contratos, as organizações estão buscando ativamente soluções ideais para aumentar a eficiência e, ao mesmo tempo, simplificar os fluxos de trabalho.
Felizmente, vários aplicativos de software (gratuitos e premium) agilizam efetivamente todo o processo de gerenciamento de contratos. Este artigo fornece uma visão geral das funcionalidades do software de gestão de contratos, que estão transformando a forma como as empresas gerenciam seus acordos contratuais. garantindo produtividade e conformidade nas empresas.
O que é um software de gestão de contratos?
O software de gestão de contratos é desenvolvido especificamente para aumentar a eficiência e automação na criação, execução, rastreamento e gerenciamento de contratos do início ao fim. Empresas e organizações usam esta solução de software para melhorar a precisão, eficiência e conformidade de suas operações relacionadas a contratos.
Em suma, o sistema gerencia o ciclo de vida do contrato. Sabemos que qualquer que seja a empresa, os contratos e os acordos legais são parte fundamental das operações e refletem o alicerce para a sustentabilidade dos negócios. Por isso, a atividade empresarial enfrenta diariamente o desafio de tomar decisões e estabelecer relações via contratos.
Alguns, por exemplo, tratam das obrigações legais entre a empresa e fornecedores de produtos e serviços, enquanto outros contratos podem estar relacionados com as vendas e a relação com os clientes.
Em um processo padrão, os contratos são negociados individualmente e as alterações e minutas são elaboradas caso a caso, exigindo revisões legais e aprovações da administração da empresa. Depois que está firmado e em vigência, o contrato precisa ser monitorado em relação a diversos aspectos, como:
- conformidade;
- expiração dos prazos;
- cláusulas de renovações;
- eventos acionados conforme necessário;
- emendas e subcontratos.
De fato, existem muitos benefícios do gerenciamento de contratos difíceis de ignorar. Alguns desses benefícios, por exemplo, você pode conhecer melhor no nosso artigo que aborda 6 benefícios do software de gestão de contratos para os departamentos jurídicos.
Siga em frente e veja os 10 recursos indispensáveis para gerenciar ciclo de vida do contrato.
1. Repositório de contrato integrado
Um sistema de gestão de contratos deve ser capaz de transportar todos os contratos com seus documentos, histórico e status relacionados em um repositório seguro e de fácil acesso.
Os contratos devem ser facilmente pesquisáveis com base em qualquer fator, como as partes envolvidas, tipos, datas, status e outros fatores elencados como fundamentais para o monitoramento.
2. Fluxo de trabalho para aprovações
O sistema precisa fornecer um fluxo de trabalho flexível para capturar e garantir todas as aprovações necessárias com base no tipo de contratos, valores e outros parâmetros. Mais importante ainda, o sistema deve armazenar todos o histórico de aprovação, como uma trilha de auditoria que seja facilmente revisável e que possa incluir registros das atividades.
3. Notificações
O fluxo de trabalho citado acima precisa ser inteligente o suficiente para emitir lembretes para aprovações e manter as partes interessadas informadas sobre o andamento da aprovação do contrato.
Melhor ainda se o sistema se adaptar facilmente às práticas das empresas e configurações personalizadas conforme os requisitos que se alteram ao longo do tempo ou na medida que for necessário para os negócios.
4. Segurança na nuvem
Os aspectos de segurança do sistema são muito importantes. Um sistema de gestão de ciclo de vida do contrato é sempre melhor quando baseado na Internet/nuvem para que não seja necessário a manutenção e instalações em computadores da empresa, versões de software, entre outros entraves à eficiência.
5.Criação de documentos
Os documentos são cerne do gerenciamento de contratos. Para a geração dos documentos do contrato, o sistema precisa de um processo fácil para uma importação única de diferentes modelos de contrato.
Neste ponto, a ferramenta escolhida precisa ser capaz de usar os modelos para a criação dos contratos finais em um processo inteligente e automatizado de inserção de informações do banco de dados nos formulários de contrato.
6. Segurança de documentos
Os documentos precisam ser protegidos para diferentes funções, conforme o grau de segurança necessário. Um processo de check-out e check-in deve estar disponível para monitorar os acessos aos documentos e contratos. O status do documento, como [rascunho], [em revisão], [publicado], [em vigência], entre outros, necessitam estar disponíveis.
7. Assinatura eletrônica
As assinaturas eletrônicas estão se tornando muito populares e comuns. É importante que o sistema inclua recursos para a integração de assinatura eletrônica. O ideal é que esse processo de assinatura eletrônica esteja totalmente integrado ao fluxo de trabalho do contrato para facilidade de aplicação e integridade do processo.
8. Baseado em funções e fácil de usar
Baseado em funções, fácil de usar, fácil de implementar – pode parecer um tanto óbvio, mas é importante avaliar o sistema para facilidade de uso para diferentes funções e facilidade de implementação. O sistema deve permitir que os funcionários solicitem contratos e se comuniquem facilmente com o grupo de gerenciamento de contratos.
9. Controle de versão
Versões de documentos são cruciais para a gestão do ciclo de vida. O sistema deve possibilitar o upload de quantas versões de documentos forem necessárias. E, por conseguinte, o sistema precisa manter cada revisão e disponibilizá-la quando necessário.
10. Relatórios e painéis
O software de gestão de contratos precisa fornecer uma variedade de relatórios e painéis em uma variedade de indicadores-chave de desempenho. Isso inclui a carteira de contratos nas operações, contratos futuros para serem negociados e em prazo de renovações, métricas de conformidade e outros fatores que o usuário julgue necessário monitorar.
Por fim, o software de gestão de contratos e processos que envolve toda a complexidade, risco de inconformidades e ineficiência envolvendo o processamento manual podem ser evitadas e removidas, proporcionando ganho em produtividade e satisfação nas relações com os parceiros e clientes.
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