Neste artigo, explicamos o que realmente significa automação de documentos e quais recursos e benefícios que essa tecnologia pode oferecer a sua empresa e ao seu departamento jurídico. Acompanhe!
O que você precisar saber sobre automação de documentos?
A tecnologia jurídica está aí para usarmos e aplicá-las da melhor forma. Mas são tantos aplicativos, softwares e opções. Como identificar o que realmente pode ajudar você no dia a dia. Mas quando você pensa na sua rotina diária, o que vem à sua mente? Documentos e documentos? Correto? Então, é por isso que quando falamos em tecnologia jurídica, a automação de documentos é de fato uma das ferramentas mais importantes para as empresas e setor jurídico.
Como sabemos, funcionários de médias e grandes organizações lidam com documentos diariamente, tanto internamente quanto para terceiros. Pense, por exemplo, em cotações, relatórios de despesas, garantias de vendas e assim por diante. Da mesma forma, escritórios e departamentos jurídicos criam e revisam um grande volume de contratos e peças processuais. Com a automação de documentos, é possível configurar modelos e regras para limitar essa sobrecarga e orientar os fluxos de documentos na direção certa.
E todas as ações repetitivas em torno da preparação de documentos são automatizadas. Mas o que é e como funciona na prática a automação de documentos? Essa solução realmente pode ser útil para o seu fluxo de trabalho?
Aqui está o que você precisa saber sobre essa tecnologia! Explicamos tudo para você de uma forma simples e bastante útil. Acompanhe e aproveite a leitura!
O que é automação de documentos jurídicos?
Na prática, a automação de documentos jurídicos é uma tecnologia para automatizar a criação e acompanhar o processo de documentação até o armazenamento. O sistema de automatização é capaz de preencher automaticamente as variáveis corretas do documento com base nos dados, mesmo que sejam documentos mais complexos ou extensos, com centenas de parágrafos opcionais e elementos de dados.
Por outro lado, sem um modelo disponível, redigir manualmente esses documentos geralmente leva muito tempo. Os colaboradores também devem buscar todas as informações todas as vezes e formatar o documento de acordo com a identidade corporativa da sua empresa. Posteriormente, esse documento muitas vezes ainda precisa ser encaminhado a um ou mais colegas, ou aprovado por um responsável. Parece cansativo, não? Não somente parece, mas realmente é. Então, veja como a automação resolve isso para você!
👉 Leia também o nosso artigo que explica em detalhes a automação de documentos jurídicos e descubra outros pontos importantes sobre essa tecnologia.
O que os usuários podem fazer com um sistema de automação de documentos?
Primeiro, o usuário pode preencher uma série de variáveis por meio de uma tela de perguntas e respostas e pronto: conteúdo personalizado. E, por conseguinte, um banco de dados da sua empresa e com um toque de um botão você tem os dados necessários (por exemplo, de um cliente específico) diretamente no seu documento. Ou seja, o processo de automatização começa com a coleta automática de dados de diversos tipos de documentos e fontes internas e externas, como bancos de dados e planilhas.
Segundo, novos documentos, como contratos, petições, minutas, formulários de pedidos ou modelos mais complexos nos quais o conhecimento especializado é processado, são criados a partir dos dados extraídos. Terceiro, além de trabalhar diretamente em um documento pronto para uso, você garante que os dados corretos sejam sempre usados para produzir precisamente aqueles documentos que se adaptam perfeitamente aos respectivos requisitos internos e externos.
A ideia por trás disso é eliminar inconsistências e reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas. Por fim, quanto maior a frequência de criação de um determinado tipo de documento, mais útil é a automação.
Onde a automação de documentos pode ser aplicada?
Em tese, toda empresa oferece um cenário ideal para a automação de documentos. Porque as empresas, conforme o seu setor de atuação, produzem e processam uma infinidade de documentos diariamente, como:
- ofertas de vendas;
- solicitações de cotações;
- documentos jurídicos;
- contratos de trabalho;
- procedimentos de segurança;
- comunicação com o cliente;
- contratos de aluguel e venda;
- cotações e relatórios de despesas;
- acordo de confidencialidade.
Nota Complementar: Muitos documentos citados acima costumam conter as mesmas informações. Por exemplo, nos dados de uma empresa e condições de venda, é possível usar modelos para garantir que essas informações sejam sempre inseridas da mesma forma e com o mesmo design em todos os documentos e com muito mais rapidez.
Quais documentos podem ser automatizados?
Como já mencionado, com a automação de documentos, todas as ações repetitivas em torno da preparação de um modelo podem ser automatizadas. Ou melhor, a automação não está vinculada a um tipo específico de documento. Para toda e qualquer tipo de documentação, é possível gerar documentos sem erros e sem ocupar muito tempo.
Não importa que tipo de documentos contratos de trabalho, contratos de aluguel ou relatórios – a automação oferece uma solução.
Principais desafios que a automatização de documentos resolve
Então, quais as dores que as empresas resolvem com a automatização de documentos? Neste sentido, a automação de documentos está substituindo rapidamente o papel, além de resolver uma série de problemas, como espaço de armazenamento físico, acesso e recuperação. Para as organizações em geral, tanto a criação quanto a manutenção de arquivos sempre foram uma parte de alto custo e demorada dos negócios.
Considere, por exemplo, que cada departamento de uma empresa dispõe de um portfólio que deve ser organizado e armazenado e, sobretudo, que os setores fortemente regulamentados enfrentam encargos ainda maiores do que outros. Neste cenário, a automação do processo de documentos é uma das tecnologias jurídicas mais relevantes.
Veja a lista dos principais desafios enfrentados pelas empresas que usam processos manuais para criar documentos:
- Edição manual de muitos documentos;
- Copiar e colar dados do cliente, contraparte e tribunal, contratos e cláusulas;
- Manter um designer padrão de um arquivo para outro com grande esforço;
- Armazenar documentos no computador dos próprios funcionários;
- Compartilhar as informações de um documento entre as equipes;
- Muito tempo gasto com inserção de dados, pesquisa de informações.
Como funciona a automatização de documentos?
Se você chegou até aqui já deve ter mente uma ideia de como funciona a automação de documentos e percebido que a automatização de documentos funciona de uma forma inteligente usando modelos e automação de certas tarefas. Basicamente, os modelos são automatizados usando campos. Por conseguinte, com base em um modelo automatizado, o usuário pode preencher uma série de campos, que são colocados no lugar certo no documento, conforme explicamos abaixo.
1. Cada documento jurídico consiste em três tipos de textos:
- Textos padrão: textos que sempre ocorrem;
- Campos condicionais: textos que aparecem ocasionalmente;
- Campos de entrada: textos relacionados às partes.
2. Criando documentos automatizados com perguntas e respostas
Assim, o usuário não precisará fazer nada com os textos padrão porque eles aparecem em todas as versões do documento. Já os campos condicionais e os campos de entrada devem ser fornecidos com perguntas. Essa funcionalidade permite que o usuário escolha qual texto deve ser exibido no documento desejado. Cada pergunta forma um bloco e, por conseguinte, todo o bloco de texto é montado pelo usuário.
Como ocorre a colaboração na automação de documentos jurídicos?
A colaboração na automação de documentos ocorre de maneira simples e percorrendo um fluxo de trabalho baseado nas configurações da equipe.
- Colegas de outros departamentos, por exemplo, escolhem um modelo para o tipo de contrato de que precisam. O modelo contém um texto padrão aprovado por você.
- O departamento somente precisa preencher algumas coisas com base em um questionário simples.
Isso significa que sua equipe não precisa mais criar os documentos do zero, mas escolher o modelo correto (automatizado) e adicionar informações quando necessário ou ajustar as informações existentes. E isso em grande parte automaticamente, no formato ou estilo certo.
Quais os benefícios da tecnologia para automatizar sua documentação?
Basicamente o usuário cria documentos por meio de perguntas e respostas. Em vista disso, quando os módulos são usados para uso interno, isso resulta em uma economia de tempo de aproximadamente 75% por documento. Além disso, conforme indicado anteriormente, a qualidade se torna mais consistente.
Mas os benefícios e vantagens são muito mais amplos e responsáveis por uma grande transformação digital nas maiorias das empresas que implementam o software de automação.
1. Aumento da produtividade e economia de tempo
Ao usar modelos e introduzir a automação de documentos em sua empresa, a produtividade de seus funcionários (e de toda a organização) aumentará. Isso também pode ter um impacto indireto nos custos de mão de obra, pois mais trabalho pode ser feito com o mesmo número de funcionários. Criar documentos de forma mais rápida e fácil significa economia de tempo significativa para seus funcionários. Tempo que eles podem usar para outras tarefas mais importantes.
2. Documentos em conformidade
Já mencionamos que a preparação manual de documentos como relatórios de despesas, cartas, orçamentos, minutas de projetos e similares pode comprometer a consistência do layout e da estrutura. Se seus funcionários tiverem que fazer uma cotação do zero repetidamente, há uma boa chance de que o documento não seja redigido de acordo com a padronização necessária.
Trabalhando com templates, esse problema é resolvido e seus funcionários sempre enviam os documentos no formato correto e com comunicação clara. Isso fortalece significativamente a identidade da sua marca e aumenta a produtividade de seus funcionários.
4. Automação de processos
Ao automatizar seus processos com fluxos de trabalho, você garante que seus funcionários economizem muito tempo. Pense no exemplo com o relatório de despesas. Um fluxo de trabalho pode ser acionado quando um documento é colocado em uma determinada pasta. Em seguida, ele segue as etapas do fluxo de trabalho, para que imediatamente termine com as pessoas certas ou na pasta certa.
5. Otimizar e aumentar a eficiência
A automação aumenta a eficiência automatizando tarefas de rotina e liberando tempo para tarefas mais estratégicas que agregam valor real. Ao eliminar gargalos, as equipes jurídicas, por exemplo, fortalecem a posição do departamento como um parceiro competente dentro da empresa.
6. Minimizar os riscos
Quando você usa textos de modelo para seus contratos e dá a esses modelos (modelos) um formato fixo, você melhora a conformidade com leis, regulamentos e outros regulamentos. Qualquer personalização que você fizer é automaticamente repassada aos usuários. Novas legislações, regras e regulamentos são implementados imediatamente, reduzindo riscos e evitando perdas econômicas.
7. Dispensa conhecimento de TI
A Avvoka, por exemplo, é uma solução sem complicações e extremamente amigável e dispensa conhecimento especial de programação e treinamento caro. A administração central é mantida e gerenciada em uma interface da web e pode ser acessada de todos os dispositivos e locais.
Da mesma forma o conteúdo do modelo pode ser atualizado automaticamente em toda a organização, tornando o gerenciamento de modelos e a criação de documentação muito mais fácil.
Lista de verificação dos benefícios da automação de documentos:
- Configurar modelos de documentos avançados – como contratos ou cotações;
- Ajudar os funcionários com opções simples para compor documentos automaticamente para uma finalidade específica.
- Garantir que os documentos complexos produzidos por vendas e jurídico estejam em conformidade com a legislação e os requisitos de qualidade.
- Usar modelos dinâmicos para criar documentos altamente complexos;
- Segurança de estar usando o conteúdo mais recente.
- Evitar que os funcionários percam tempo procurando os templates e conteúdos adequados;
- Orientar os funcionários na criação de documentos com formulários simples e automatizados.
Principais funcionalidades da automação de documentos
Então, quais as principais funcionalidades do software de automação de documentos? Com certeza, os recursos de um sistema para automatização é bastante extenso. Mas vamos tentar resumir tudo sobre as funcionalidades para você. Para começar, os recursos são pensados para eliminar o tempo ineficiente e o potencial para erros associados ao gerenciamento de documentos.
Assim como, permitir que as equipes se concentrem em suas tarefas principais. Em vista disso, o software de automação de documentos reúne um conjunto de recursos, incluindo funções de aquisição inteligente e um arquivo digital seguro, que permite o gerenciamento de usuários e compartilhamento de informações.
Aqui estão algumas das principais funcionalidades, como:
- Condicionais para o processamento de documentos digitais;
- Integração de documentos no fluxo de trabalho da empresa;
- Criação de um repositório de documentos;
- Fluxos de documentos e gestão de workflows;
- Controle de versionamento;
- Assinatura eletrônica;
- Análise de dados;
- Extração de dados;
- Biblioteca de API aberto.
Quais setores podem se beneficiar da automação de documentos?
Hoje em dia, os ativos das organizações consistem cada vez mais em documentos e informações. Os documentos são o principal meio de armazenamento, distribuição e compartilhamento do conhecimento e contêm as informações com base nas quais as decisões são tomadas, as estratégias são planejadas e os processos são definidos diariamente.
Todos os processos que movimentam empresas privadas e administrações públicas estão, portanto, intimamente ligados a documentos que, pela sua natureza. Portanto os diferentes setores da economia podem se beneficiar da automação.
Assim, as empresas podem utilizar a tecnologia jurídica baseada em automação de documentos por três razões cruciais:
- Tecnológica: aumento do volume de documentos digitais disponibilizados nas empresas e organizações;
- Negócios: impulso para redução de custos e otimização de processos;
- Legislativo: regulamentação legal dos métodos e usos da documentação.
Alguns números estatísticos que comprovam porque a automação pode beneficiar empresas de diferentes setores:
- 6% de todos os documentos são perdidos;
- 3% dos documentos costumam ser arquivados de maneira incorreta;
- Um documento, em média, é fotocopiado de 8 a 12 vezes;
- Funcionários perdem de 5% a 15% de seu tempo lendo documentos;
- O tempo de pesquisa pode tomar até 40% do tempo de um profissional;
- 42% dos gerentes usam informações incorretas pelo menos uma vez por semana;
- 90% dos documentos não estruturados presentes em uma empresa não são classificados;
- 70% dos documentos presentes em uma empresa são de natureza desestruturada.
Diante de tudo isso, um bom sistema de automação de documentos permite evitar perdas de tempo e consequentemente otimizar o trabalho, eliminando ineficiências. Além disso, os custos de arquivamento, envio e gerenciamento de documentos são reduzidos.
A aDoc pode ajudar você a conhecer melhor como funciona um sistema de Automação de Documentos. Agende hoje mesmo uma demonstração gratuita.
