A Gestão do Ciclo de Vid a de Contratos é um processo digital que permite aos departamentos jurídicos gerenciar com eficácia o ciclo de vida dos contratos , desde a sua criação até o seu arquivamento. As soluções de gestão de contratos (CLM) automatizam as etapas do processo contratual, oferecendo maior confiabilidade e eficiência em comparação com a gestão manual (por exemplo, via Excel, SharePoint ou uma unidade de rede compartilhada). Elas são projetadas para atender às necessidades dos departamentos jurídicos, especialmente aqueles que gerenciam inúmeros contratos . Essa gestão de contratos mais eficiente ajuda a reduzir os riscos jurídicos e financeiros para a empresa (juros por atraso no pagamento, perda de receita, litígios, multas, etc.). Uma ferramenta CLM eficaz automatiza e facilita cada etapa do ciclo de vida de um contrato: Elaboração de contratos : utilização de modelos personalizáveis ​​pela equipe operacional através de formulários preestabelecidos fornecidos pelo departamento jurídico; Negociação de contrato : trocas e discussões entre as partes (modificações, acréscimos ou supressões de cláusulas…) sobre os termos do contrato diretamente na ferramenta, em tempo real; Aprovação do contrato : validação dos termos do contrato pelo(s) departamento(s) responsável(eis) pela conformidade legal por meio de um fluxo de trabalho de aprovação; Assinatura do contrato : compromisso das partes em respeitar os termos e condições do contrato por meio de assinatura eletrônica; Arquivamento de contratos : armazenamento centralizado e seguro de contratos assinados para facilitar o acesso e garantir o cumprimento de seus termos, com um período mínimo de retenção de 5 anos para contratos comerciais. Monitoramento de contratos : uma vez que o contrato entra em vigor, as partes garantem o cumprimento das obrigações e prazos (renovações tácitas, pagamentos, serviços, etc.) por meio de lembretes e notificações. Gestão de contratos para o setor jurídico Os departamentos jurídicos estão adotando cada vez mais ferramentas de CLM ( Gestão do Ciclo de Vida de Contratos ) para otimizar seus processos contratuais, economizar tempo, reduzir custos e riscos e se concentrar em tarefas mais estratégicas. Para escolher a solução CLM adequada, é importante: Definir as necessidades do seu negócio : avalie os requisitos específicos da sua organização em termos de gestão de contratos e identifique as funcionalidades essenciais para atender a essas necessidades. Desenvolva uma especificação precisa : redija uma especificação detalhada que servirá de base para avaliar as diferentes soluções de CLM. Compare as diferentes soluções disponíveis no mercado : compare suas funcionalidades, facilidade de uso, integração com sistemas existentes e custo-benefício. Como o CLM otimiza cada etapa do ciclo de vida do seu contrato Contratos pequenos e repetitivos são numerosos e reduzem a disponibilidade de advogados para tarefas que agregam valor, levando a uma ineficiência no processo contratual. A aDoc simplifica a criação de contratos graças a: Geração automatizada de contratos você pode criar uma biblioteca de modelos de contrato e garantir que a equipe operacional tenha acesso à versão mais recente. A equipe operacional preenche um formulário que permite personalizar o contrato; Uma biblioteca de cláusulas personalizadas : você pode criar uma biblioteca de cláusulas "inteligentes". Isso permite que a equipe operacional selecione e adicione facilmente as cláusulas relevantes. Negociando contratos com o CLM aDoc As negociações contratuais com múltiplas partes podem ser demoradas e envolver muitas trocas de mensagens, frequentemente por e-mail, para se chegar a um acordo. A aDoc permite que as partes interessadas internas e externas colaborem simultaneamente e em tempo real em um contrato , rastreando alterações, adicionando comentários e atribuindo tarefas, o que facilita a resolução de divergências. O sistema de controle de versão também ajuda a prevenir erros e mal-entendidos. Os tempos de negociação e aprovação são reduzidos, a comunicação é simplificada, garantindo maior satisfação para todas as partes. Aprovação de contratos com a aDoc Muitas vezes, a falta de compreensão das implicações legais de um contrato ou cláusula por parte da equipe operacional leva a situações difíceis. Ao envolver o departamento jurídico logo que necessário, esses problemas podem ser significativamente reduzidos. Com a aDoc, você pode personalizar as aprovações necessárias por meio de um fluxo de trabalho para atender aos requisitos das políticas e procedimentos internos da sua empresa. Lembretes e notificações são enviados às pessoas apropriadas quando as aprovações são necessárias, garantindo que os contratos sejam aprovados em tempo hábil. Assinatura eletrônica de contrato com a aDoc Muitos contratos assinados nunca são encaminhados à equipe jurídica. A aDoc oferece um processo de assinatura eletrônica nativo e seguro que salva automaticamente os contratos após a assinatura. Você também pode criar fluxos de trabalho para definir a ordem dos signatários. As assinaturas eletrônicas garantem melhor rastreabilidade e maior segurança para os contratos assinados. Monitoramento de contratos com a aDoc A entrada manual de informações no Excel pode levar a erros e atualizações irregulares. A aDoc automatiza o acompanhamento de contratos, gerando um resumo atualizado em tempo real para cada contrato. Informações importantes, como datas de vencimento, são facilmente acessíveis. Alertas e notificações automatizados garantem o cumprimento de prazos e obrigações contratuais. Você também pode analisar riscos e KPIs usando os recursos de geração de relatórios. Arquivamento de contratos com a aDoc Versões múltiplas, contratos perdidos ou armazenados incorretamente e versões assinadas não transmitidas representam riscos financeiros e jurídicos significativos. A aDoc permite gerenciar todos os contratos de forma centralizada, arquivando automaticamente os contratos assinados em um espaço seguro. Você também pode criar categorias para organizar seus contratos automaticamente (por exemplo, contratos de parceria). Além disso, é possível conceder acesso a uma ou mais categorias de contratos para indivíduos ou equipes específicas. A busca e a organização de contratos tornam-se mais fáceis, evitando a perda de contratos assinados e garantindo o cumprimento da obrigação legal de guardar contratos comerciais por um período de 5 anos. Além disso, é possível exportar os dados em caso de auditoria por parte de alguma autoridade. Conclusão Em resumo, a adoção de uma ferramenta adequada de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) melhora a eficiência, a colaboração e a gestão de riscos em departamentos jurídicos e empresas. Uma vez implementada a solução adequada, e além da otimização dos processos contratuais, a empresa como um todo poderá concentrar seus esforços no crescimento dos negócios e na inovação em sua área de atuação. Um custo, ou melhor, um investimento, que certamente valerá a pena! Agende uma demonstração gratuita.