Criar e gerenciar documentos é uma parte importante do trabalho diário de todas as organizações, independentemente do setor a que pertençam. Na verdade, é quase impossível para um colaborador realizar suas atividades diárias sem ter que interagir com formulários, registros, atas, listas de verificação, contratos, etc.
Nesse sentido, podemos concluir que a produtividade dos negócios depende muito da forma como criamos e lidamos com os documentos em nosso dia a dia. Além disso, com o surgimento da transformação digital nas empresas, a documentação está migrando do mundo físico para o digital.
Destarte, as organizações devem ter métodos e procedimentos adequados para gerenciar esses documentos e realizar um trabalho eficiente, como fluxos de trabalho que desempenham um papel importante em operações que dependem de diferentes colaboradores e departamentos para fluírem.
Por isso, hoje vamos falar um pouco mais sobre o que é um fluxo de trabalho de documentos e quais as principais razões para usá-los em sua organização empresarial. Boa leitura!
O que é fluxo de documentos?
Um fluxo de trabalho, por definição, é o estudo dos aspectos operacionais de uma atividade que aborda aspectos, como:
- as tarefas são estruturadas;
- como são realizadas;
- qual é a sua ordem correlativa;
- como são sincronizadas;
- a maneira como as tarefas fluem;
- e, por fim, como o cumprimento dessas tarefas é rastreado.
Igualmente, um processo de documentos estruturado em uma empresa controla e coordena todos os procedimentos associados ao fluxo de documentos organizacionais, com o objetivo principal de garantir que apenas pessoas autorizadas possam criá-los, acessá-los e compartilhar de forma fácil e rápida.
Em outras palavras, o fluxo de documentos estabelecerá a forma como a empresa elabora, organiza, rastreia e gerencia sua documentação.
Por sua vez, um fluxo de documentos conectado com um sistema de automação, ou seja, um fluxo de trabalho digital substitui o processo demorado de distribuição de tarefas na empresa e nas suas respectivas unidades organizacionais como filiais e home office.
Num processo de criação de documentos automatizado, por exemplo, a distribuição de tarefas para departamentos especializados possibilita a verificação ou aprovação de contratos, com encaminhamento orientado para o processo para a próxima edição e o acompanhamento de qual documento/arquivo está sendo trabalhado.
Abaixo, você entende melhor como funciona um fluxo de documentos em um sistema digital. Acompanhe!
Então… como funciona um fluxo de documentos em uma plataforma digital?
Via de regra, os fluxos de trabalho em uma plataforma são usados para controlar o status dos documentos e garantir que eles tenham passado por todos os estados relevantes para chegar à situação atual.
Além disso, apenas pessoas autorizadas podem fazer a mudança de um estado para outro, assim como a pessoa que pode mudar do estado A para o estado B pode ter negada a mudança do B para o C.
Um fluxo de trabalho também permite definir claramente os documentos e registros exigidos pelos processos de sua organização e facilita a atribuição dos referidos documentos aos responsáveis por cada atividade ou que necessitem participar na criação, revisão ou aprovação dos documentos de workflow.
Dito isso, listamos para você as principais razões para usar um fluxo de documentos em sua empresa. Vamos lá!
1. Organização
Sem um fluxo de trabalho definido e claro, as atividades diárias tornam-se ineficientes e incontroláveis, uma vez que é gerada desordem em saber em que passo está o processo e quais registros deveriam ter sido gerados em cada uma delas.
Por outro lado, quando um documento é de responsabilidade de colaboradores de diversas áreas, ou seja, quando precisa ser aprovado por outros colegas e gerentes, em um fluxo de trabalho estruturado é gerado um processo de submissão, revisão e aprovação rapidamente, sem que informações e documentos sejam esquecidos ou perdidos no processo.
2. Conformidade
A otimização do fluxo de trabalho ajuda a automatizar e controlar as atividades, executá-las com conformidade e realizar auditorias e otimizar o processo para obter melhores resultados. Um fluxo estruturado de documentos permite modelar todas as etapas de um processo online processo, designando pessoas responsáveis por cada etapa e definindo o que eles devem fazer e documentar.
3. Controle
Os documentos, arquivos e informações requeridos no workflow são atribuídos digitalmente a cada funcionário de acordo com o modelo de gestão do workflow, combinados com as tarefas e, depois de concluídas as tarefas, encaminhados para o próximo departamento. O controle de documentos é a principal vantagem em relação à distribuição manual, pois os documentos passam por seus fluxos de trabalho de forma digital.
4. Otimização da pesquisa
Fluxos de documentos fluidos e focados ajudam a otimizar a pesquisa e compartilhamento e garantir a segurança das informações, assim como o armazenamento central com versão de todas as informações pertencentes ao fluxo de trabalho do documento.
5. Redução de tempo
Por fim, a automação do fluxo de trabalho permite a redução do tempos de acesso aos dados para a criação de novos documentos, graças às relações destacadas entre os documentos, que permitem uma identificação mais rápida e
melhoria da usabilidade das informações, centralizadas e disponíveis diretamente no sistema, graças à padronização dos procedimentos.
Sem dúvidas, as razões pelas quais nenhuma empresa deve prescindir de um fluxo de documentos eficientes não se esgotam na lista acima.
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